Al igual que en otras partes del mundo, los países de la región latinoamericana están experimentando una demanda creciente de capacidad institucional mejorada para brindar servicios públicos; dicha exigencia representa un desafío significativo, ya que refleja importantes brechas en la eficiencia y receptividad.
Bajo este contexto, en el área Jurídica están considerando cada vez más el desarrollo y la difusión de las tecnologías de la Información y la Comunicación —TICs— como, por ejemplo, la gestión documental digital como una estrategia relevante en la búsqueda de la modernización.
De hecho, algunos Tribunales como, por ejemplo, la Jurisdicción Especial para la Paz de Colombia —JEP—, hacen uso de estas herramientas digitales catalogadas de Ipso Jure; su infraestructura y flujo de trabajo está 100% digitalizado gracias a la incorporación de un software dedicado como lo es el SAJ.
Siguiendo esta misma línea, en este contenido explicaremos en detalle qué es realmente la gestión documental, su importancia dentro del Poder Judicial y de qué manera un Juzgado puede incorporarla efectivamente para optimizar sus labores.
¡Continúa hasta el final!
Gestión documental: ¿Qué es realmente?
La gestión documental se basa en el manejo y el seguimiento de los documentos a través de plataformas informáticas y tecnológicas.
En este sentido, cuenta con características como:
- Repositorios de documentación;
- Incorporación de captura de documentos;
- Sistemas de salida y recuperación de datos;
- Señalización de flujos de trabajo;
- Datos indexados y ampliamente accesibles;
- Conexión y actuación estandarizada entre los diferentes equipos involucrados en el trámite judicial.
Ahora bien, ¿cómo funciona?
La gestión documental impone controles y capacidades para manejar documentos de forma sencilla. Esto hace que, cuando necesitemos utilizarlos, siempre podamos hacerlo, a la vez que centraliza su lugar de acopio (base de datos).
La gestión documental finalmente se subsume en la gestión de contenidos en mayor escala porque, tanto organismos públicos como privados, tienen más datos disponibles que nunca, y la mayor parte no la creamos nosotros.
Gracias a la incorporación de otras tecnologías emergentes como la automatización, integraciones, teléfonos inteligentes e, incluso, un poco antes con la aparición del Internet, entre otras fuentes indirectas, se ha acelerado la necesidad de manejar información de todo tipo.
En efecto, no solo en términos de más tipos de texto, imágenes o voz, también en relación a cuán estructurados, su seguridad y el medio donde estarán disponibles y, por lo tanto, este sistema junta todo esto para que sea mucho más fácil administrar un gran archivo de documentos en relación a los enormes cúmulos de papel de otrora.
Importancia de la gestión documental en el área jurídica
Un sistema de gestión documental es un software —basado en la nube o local— que no solo busca almacenar los expedientes digitales, documentos o actuaciones en el área Jurídica, sino que también proporciona un conjunto completo de herramientas para encontrar, organizar y administrar los datos.
Es por esta razón que se les considera como un medio para incorporar prácticas de presentación de documentos físicos de manera digital, tales como: peticiones, notificaciones, dispositivas de Jueces o expedientes completos.
Sin duda, es un instrumento que no puede faltar por lo que, a continuación, vamos a explicar las 3 principales ventajas de contar con este tipo de sistema:
1. Central de datos segura para documentos
En definitiva, toda esta información se encuentra ubicada en una central de datos de almacenamientos con fuertes niveles de ciberseguridad, control y acceso, donde el departamento de Tecnología en cualquier Juzgado puede auditar quién accedió a, por ejemplo, un expediente en una causa de cualquier tipo, bien sea civil, mercantil o penal.
2. Optimiza el flujo de trabajo
¿Cuánto costo y esfuerzo implica mantener un archivo repleto de expedientes? ¿Qué pasa con el intercambio seguro de archivos legales? Efectivamente, estas son dos situaciones que, en la metodología de trabajo tradicional, quita muchísimo tiempo y resulta en ocasiones una práctica insegura —respecto a la integridad de los documentos—.
Por ello, además de optimizar el flujo de trabajo y aumentar la productividad, un software como el SAJ también es muy seguro debido a que se encuentran desarrollados basándose en las preocupaciones éticas, metodológicas de la práctica del Derecho y la gestión de documentos legales.
Es por eso que su diseño cuenta con una infraestructura de seguridad para la protección de información cumpliendo con las regulaciones y garantizando la confidencialidad de los asuntos jurídicos.
No hay que preocuparse por la gestión de derechos digitales, registros de auditoría y los complicados requisitos de seguridad que implica albergar una sala de datos.
El uso de este tipo de programas de gestión documental basado en la nube atiende todas las necesidades de los documentos, lo que automatiza las actuaciones repetitivas en los Juzgados, incluso el análisis de la ciencia de datos; por lo que los funcionarios podrán ocuparse de otros asuntos de mayor relevancia.
3. Modernización sostenible
La modernización con este tipo de plataforma tecnológica de punta es catalogada como sostenibles, debido a factores como:
- Reducción de costos de impresión y optimización de procesos: en el período de 3 años se estima que sean utilizados en los expedientes en físico 22.197 toneladas de papel, lo que representa una tala de 266.215 árboles.
- Mejor economía: en 2 años el valor ahorrado con automatización y la digitalización documental en el Tribunal de Justicia de Sao Paulo fue de USD $1.529.170.702,33.
- Celeridad de procesamiento, acceso a la información, reducción de demandas repetitivas.
- Promoción de un cambio cultural en la Institución y ganancias en la conexión con otras entidades.
¿Cómo llevar una sólida gestión documental?
Para llevar una sólida gestión documental debemos, fundamentalmente, invertir en la tecnología necesaria para digitalizar el flujo laboral que incorpore una solución de automatización Judicial.
Entendiendo que los datos están entre los activos más importantes de cualquier institución, y en consecuencia los documentos que los contienen, migrar a un entorno de almacenamiento y manejo realmente seguro e inteligente se vuelve una prioridad.
De igual forma, hay que fomentar una excelente experiencia digital del usuario, lo que permite el acceso a abogados y ciudadanos a la Justicia, haciendo disponible la información procesal las 24 horas del día, pudiendo ingresar al portal web para realizar consultas a los expedientes, enviar piezas procesales, entre otro tipo de actuaciones.
Esta innovación vanguardista del área Jurídica trae facilidad para la automatización de las rutinas Judiciales y de la sana y correcta administración de Justicia.
Pero, ¿cómo debe ser? ¿A qué debemos apuntar?
En primera instancia, este tipo de programas son elaborados para la gestión de actividades que deben ser ejecutadas y escalonadas por flujos laborales; en todo momento hay que respetar la prioridad de los procesos, lo que permite la ágil ejecución de las tareas en una ordenación lógica y controlada, lo que asegura resultados positivos respecto a la productividad y mejor uso de los recursos de las Instituciones del Poder Judicial.
Por otro lado, la eliminación del carácter físico del proceso Judicial promueve la disponibilidad de contenidos plenos de los expedientes digitales de manera simultánea para todas las partes interesadas, así como la ejecución en paralelo de tareas a manos de los funcionarios de la Institución y otros intervinientes.
De todo esto termina derivando la seguridad y trazabilidad de un proceso que se realiza de manera digital y segura, gracias a una gestión documental que resguarda toda la información procesal almacenada con el mecanismo criptográfico que garantiza su seguridad.
Todo esto, junto con la integridad de los expedientes, así como la validación de documentos electrónicos del sistema, son aseguradas mediante herramientas digitales de certificación, usando firma y radicación digital.
El procedimiento digital está blindado contra una posible fuga de datos, daño de manipulación indebida o exclusión de las piezas procesales. La información es resguardada en los servidores y aptos para ser consultados.
Un claro ejemplo es el software SAJ, el cual gestiona los procesos judiciales de casi el 50% de las acciones en trámite en la Justicia ordinaria en Brasil —alrededor 40 millones de procesos— y los casos judiciales de la Jurisdicción Especial para la Paz —JEP— en Colombia.
Conclusión
La gestión documental es desde hace décadas una de las prioridades de los institutos de Justicia en todo el mundo.
Hoy, este enfoque estratégico y operativo tiene una perspectiva 100% digital. Cada vez más, las instituciones dejan a un lado el uso de papel y procesos físicos de manejo para migrar a entornos inteligentes e interconectados.
Esto no solo beneficia a los involucrados en la gestión de los documentos, sino a los propios ciudadanos y usuarios, quienes también logran hacer seguimiento a sus procesos de interés de manera remota y digital.
Este tema está muy lejos de terminar, y es que la tecnología en el área avanza a un ritmo acelerado, lo que influencia de manera irreversible a la prestación del servicio jurídico en todos los sectores.
Para complementar toda la información aprendida, te invitamos a que también interactúes con el siguiente post del blog: La tecnología en el Poder Judicial.
