Para nadie es un secreto que el almacenamiento de información se ha vuelto mucho más eficiente que el antiguo sistema de enormes archivos y cajas de cartón.
Pero, aunque muchas empresas están haciendo uso de la tecnología de la nube y adoptando el almacenamiento de documentos digitales, todavía hay algunas dudas sobre si recurrir por completo a los sistemas de administración electrónica.
El almacenamiento digital es más rápido, más conveniente y mucho menos costoso que la alternativa tradicional y obsoleta; por lo que una empresa puede alcanzar niveles de eficiencia aún mayores si los documentos electrónicos que tiene almacenados también se gestionan electrónicamente.
Y, por otro lado, si hacemos un buen uso de esta tecnología junto con otras como, por ejemplo, las Tecnologías de la Información y Comunicación y el e-government, las organizaciones no solo serán más eficientes con sus procesos internos, sino que también contarán con un mejor manejo de los datos interempresarial y con sus clientes, sumado a que los trámites públicos serán mucho más sencillos de realizar.
Si quiere conocer más sobre la administración electrónica, sus increíbles implicancias para formar oficinas más eficientes y la forma en que ayudan a la ciudadanía, entonces siga leyendo, porque este contenido tiene todo lo que necesita.
Administración electrónica: ¿Qué es?
La administración electrónica es una tecnología que busca automatizar acciones administrativas más importantes mediante el uso de tecnologías digitales e informáticas. Su finalidad reposa en bajar el consumo de papel y espacio al convertir toda la base de información en un enorme archivo cibernético y de fácil acceso.
En definitiva, esta táctica se convirtió en el pilar de las operaciones entre muchas industrias donde el consumo de materia prima en papel no solo les costaba mucho dinero, sino también mucho tiempo.
De hecho, también es una técnica clave para ahorrar dinero, después de todo, tras la implementación de sistemas de gestión judicial por parte de Tribunales latinoamericanos, como el de Sao Paulo, se ha llegado a disminuir el consumo de más de 20 mil toneladas de papel, lo que representa un estimado de USD $12.5 millones.
En las empresas e Instituciones Judiciales que utilizan la administración electrónica, se pierde o manipula menos papeleo por parte de personas no autorizadas.
Por otro lado, gracias a que es una tecnología que goza de respaldos periódicos, los datos pueden ser recuperados de la nube en cualquier instante, a su vez, se encargan de generar rastros electrónicos para que todos sepan quién ingresó al expediente, por ejemplo, y también es aplicable para generar capas de seguridad para autorizar el acceso a un número limitado de usuarios.
A decir verdad, ¿cuál es la importancia de esta novedosa técnica en lo privado y público?
En concreto, esta estrategia se ha vuelto una práctica de uso común en todas las organizaciones e Instituciones de Justicia a medida que han ido implementando nuevas tecnologías en su flujo de trabajo.
Estos métodos en plataformas digitales basadas en las TIC, permiten a las personas compartir información, documentos y registros sin problemas a través de Internet en lugar de esperar a los servicios tradicionales de correo y mensajería.
Con las prácticas de oficina automatizadas implementadas, los mensajes se transmiten a la velocidad del rayo, lo que hace que los procesos sean mucho más eficientes. También suprime la necesidad de imprimir, enviar por correo, archivar y entregar documentos en papel; lo que siempre ha sido una molestia para las oficinas.
Esto también es posible dentro del Poder Judicial bajo un sistema de automatización jurídica como la del SAJ que, como principal beneficio, encontramos que mejora el acceso a una Justicia Digital transparente a un mayor número de ciudadanos, lo que permite llegar a las poblaciones más vulnerables.
Los consumidores se benefician de la administración electrónica, ya que influye en la manera en que compran y venden productos o acceden a los registros.
Asimismo, los ciudadanos pueden obtener apoyo de agencias gubernamentales vía online gracias al e-government y de organizaciones financieras a través de Internet mediante procesos electrónicos, en lugar de verse obligados a viajar a los edificios de oficinas.
De esta forma, estarán habilitados no solo para acceder a los órganos de impartición de Justicia efectivamente, también pueden pagar impuestos, obtener tarjetas de identificación de reemplazo y realizar cambios de dirección electrónicamente por teléfono o computadora.
4 ventajas de la administración electrónica
Entonces, ¿cuáles son las ventajas que hacen que un sistema de administración electrónica sea tan valioso? ¿Y cómo puede beneficiar tanto a las empresas como a las Instituciones de Justicia? En seguida lo detallaremos.
1. Seguimiento de toda la información en tiempo real
En los viejos tiempos, los archivos y documentos podían perderse fácilmente, pasar desapercibidos o simplemente olvidarse de ellos.
Pero, con la administración electrónica y una plataforma de gestión de documentos eficiente puede rastrear el uso y desarrollo de cada archivo almacenado en él.
Esto se debe a que, con todos los archivos centralizados en una ubicación de búsqueda, cada interacción con estos documentos, ya sea una adición o edición, puede reconocerse y almacenarse.
Asimismo, por estar basados en la tecnología en la nube, la actualización de todas las actuaciones se hace en tiempo real, por lo que los datos contenidos son valiosos en todo momento y para cualquiera de las partes interesadas.
2. Desarrollo de documentos de controles
Desarrollar un documento, como un white paper o un libro de actuaciones, solía ser un proceso lento, especialmente cuando involucra a varios colaboradores.
Con contenido agregado y actualizado continuamente, la versión siempre cambiaba. Por lo tanto, sería difícil hacer un seguimiento de estas versiones y maximizar el control sobre el desarrollo de documentos.
Pero un sistema de administración de contenido electrónico simplifica el mantenimiento de ese control. Cada usuario puede registrar sus comentarios y entradas en tiempo real y al mismo tiempo.
Y debido a que cada versión se puede guardar y almacenar individualmente, las rutas de progresión se pueden conservar como referencia en cualquier momento, si es necesario.
3. Recuperación más rápida, mejor servicio al cliente
El almacenamiento de documentos digitales le permite acceder a los documentos de manera casi inmediata y remota desde cualquier lugar.
Esto no solo es bueno para el personal que necesita buscar información específica o colaborar en documentos importantes, también es bueno para los clientes que buscan detalles y para las personas que tienen un proceso en curso y requieren ingresar a la plataforma digital del software de gestión de documentos para verificar el estado de su expediente digital.
La recuperación de archivos se agiliza enormemente, por lo que hay menos esperas y, por lo tanto, un servicio al cliente y orientado al ciudadano mucho más mejorado.
Esto representa una gran ventaja debido a que los empleados pueden pasar hasta 1,8 horas en promedio todos los días buscando y recopilando información. Eso es 9,3 horas por semana, lo que se traduce en aproximadamente el 20% de la semana laboral.
4. Mejora la seguridad de los documentos
Quizás el beneficio más importante de adoptar un sistema de administración de contenido electrónico es el mayor grado de seguridad que brinda al almacenamiento de documentos.
La seguridad siempre es una preocupación, pero en los últimos años se ha visto un aumento en los ataques maliciosos. De hecho, vamos a resaltar algunos de los datos más importantes sobre este tema:
- los ciberdelincuentes robarán aproximadamente 33 mil millones de registros en 2023;
- el costo promedio de una violación de datos para empresas de todo el mundo es de USD $3,86 millones;
- las organizaciones tardan un promedio de 191 días en identificar las filtraciones de datos.
- se prevé que los daños relacionados con el delito cibernético alcancen los USD $6000 millones anuales;
- el componente más costoso de un ciberataque es la pérdida de información, que representa el 43% de los costos.
Cualesquiera que sean las políticas de seguridad de su empresa, una plataforma de administración electrónica puede programarse para aplicarlas en todo momento. También permite el registro automático, la compilación de informes y la auditoría periódica de la información.
Y con capacidades refinadas de acceso a documentos basadas en contingencias específicas, como usuarios individuales, miembros del equipo del proyecto, grupo ejecutivo o incluso funcionarios judiciales; solo las personas adecuadas podrán acceder a documentos confidenciales.
E-government y administración electrónica: ¿Por qué ambos conceptos son importantes?
El sector público al que nos referimos como el gobierno y las secciones privadas están buscando las mejores formas posibles de hacer llegar sus servicios a sus objetivos o formas mejoradas de cumplir con sus responsabilidades.
A través del gobierno electrónico, el Estado crea muchas formas en que los ciudadanos y los gobiernos pueden comunicarse entre sí, ya sea con fines de recopilación de datos, difusión de información, transacciones de servicios, decisiones de ejecutivas o judiciales u otros tipos de interacción.
De esta forma se promueve tanto el e-ciudadano como la e-democracia. Por parte de la administración electrónica, los clientes se convierten en los actores del sistema administrativo.
Con eso, esta tecnología comenzará a ver su sistema desde el punto de vista del usuario, lo que significa que tendrá más impacto en las personas y reducirá la burocracia mediante el uso de métodos de TI específicos para obtener la mejor solución y mejorar el acceso a la Justicia tan anhelada por muchos.
Lo siguiente es saber cómo optimizar las tareas de los departamentos jurídicos, ¡es una información clave que no puede dejar pasar!
