Comprender la madurez digital es el primer paso para impulsar el valor y la transformación de los flujos de trabajo a través de la implementación de las tecnologías digitales, sea dentro de empresas, pequeños despachos e incluso en grandes instituciones públicas de Justicia.
Sin comprender su estado actual y sin implementar un plan, corre el riesgo de tomar decisiones de alto costo y bajo valor o de invertir en iniciativas que su tecnología existente no puede respaldar.
Siga leyendo hasta el final, en este contenido explicaremos a fondo este tema.
Estas son las 4 etapas de la madurez digital
La transformación digital es un viaje, y el camino que toman las instituciones dependerá de los objetivos y la definición de madurez digital que hayan adoptado. Necesita un entendimiento común de dónde ha estado y hacia dónde planea ir.
Dentro de cada modelo, existen múltiples etapas que actúan como marco para guiar los objetivos y evaluar el éxito. Y, cuando se utiliza un modelo genérico, se pueden comparar las fases tomando como base la jerarquía de necesidades de la pirámide de Maslow.
De la misma manera que la autorrealización no puede lograrse sin satisfacer las necesidades básicas, psicológicas y de autorrealización, un estado óptimo de madurez digital, que maximiza la creación de valor y la rentabilidad, requiere una estructura sostenible en el tiempo.
1. Incidental: necesidad de una base sólida
Las actividades que respaldan la madurez digital se realizan por casualidad y no están planificadas ni son de naturaleza estratégica.
Dicho de otra forma, las instituciones de manera «incidental», están ejecutando algunas actividades que respaldan la transformación digital, pero estas ocurren por accidente, no debido a una planificación estratégica.
No hay, o hay muy poca, conciencia de un cambio de este tipo.
2. Intencional: construyendo una estrategia digital
Hay un propósito y una estrategia detrás de las actividades de transformación digital, pero solo en algunas áreas, no en todas.
Todo lo contrario al punto anterior, las organizaciones llevan a cabo deliberadamente actividades que respaldan la transformación digital, incluida la demostración de algunas iniciativas estratégicas, pero sus esfuerzos aún no están optimizados ni automatizados.
3. Integrado: esfuerzos de transformación digital optimizados
Las instituciones que operan en este nivel están integrando con éxito estrategias con herramientas electrónicas en múltiples áreas de manera optimizada con la aceptación del liderazgo.
Estas iniciativas se ejecutan con una gran intención estratégica y, en su mayor parte, están bien coordinadas y optimizadas.
4. Optimizado: el pico de la madurez digital
Las organizaciones en esta categoría son pocas y distantes entre sí, y se consideran creadoras de estándares en la transformación digital. Casi todas sus actividades se llevan a cabo estratégicamente, y la mayoría están completamente optimizadas, coordinadas y automatizadas.
Las Instituciones de Justicia que se encuentran en esta categoría ya se encuentran implementando en su flujo de trabajo softwares especializados como, por ejemplo, las plataformas de gestión y automatización judicial en aras de optimizar las labores internas y garantizar un mejor y mayor acceso a la Justicia a los ciudadanos.
En este sentido, cualquier tecnología nueva que se agregue será integrada fácilmente en los sistemas y procesos existentes. La transformación digital se ha convertido en un verdadero componente de su cultura, lo que lleva a la agilidad organizacional a medida que vayan evolucionando y desarrollándose nuevas innovaciones en la industria legal.
El impacto de la madurez digital en la transformación digital
La transformación digital es el acto de cambiar físicamente los flujos de trabajo y los procesos a través de tecnologías digitales. Esto significa que su madurez digital es el grado en que comprende y tiene la capacidad de implementar estos cambios.
¿Por qué es tan importante la madurez digital en este proceso?
Intentar avanzar con la transformación digital sin comprender su nivel de madurez digital da como resultado obstáculos imprevistos que pueden descarrilar sus operaciones, lo que lleva a la pérdida de tiempo y presupuesto, público o privado.
Alternativamente, la creación de un modelo sin información basada en datos, hace que sea difícil evaluar qué áreas son las más críticas para impulsar el cambio transformador.
Durante y luego de la pandemia, la digitalización fue la clave para solventar los problemas que la emergencia sanitaria generó. Sin embargo, aquellos que no tenían una suficiente madurez digital no pudieron implementar eficientemente los sistemas requeridos para realizar trabajo remoto y monitoreo de operaciones en tiempo real.
Tribunales como el de Sao Paulo de Brasil, y la Jurisdicción Especial para la Paz de Colombia, pudieron continuar sus labores puesto que tenían la madurez digital suficiente para incorporar la tecnología del SAJ dentro de su gestión judicial.
Como resultado, este término es más importante que nunca. Hemos visto un cambio de proporciones gigantescas en la economía y en la sociedad global. En términos de Justicia, la necesidad de emplear soluciones digitales para lograr un efectivo acceso a trámites y procedimientos es hoy un requerimiento imperante.
Madurez digital y rendimiento de la transformación digital
La correlación entre la madurez digital de una organización luego de un proyecto de transformación digital mejora ampliamente su rendimiento.
Eso podremos medirlo empleando los «siete pivotes digitales» para determinar el progreso de una institución, estos incluyen:
- una infraestructura flexible y segura;
- dominio de datos;
- redes de talentos abiertas y con conocimientos digitales;
- compromiso del ecosistema;
- flujos de trabajo inteligentes;
- experiencia al usuario unificada;
- adaptabilidad de los flujos de trabajo.
En definitiva, las organizaciones más maduras digitalmente tienen muchas más probabilidades de superar significativamente su promedio en métricas de productividad todos los meses.
¿Cómo medir la madurez digital?
Discovery o «descubrimiento» es el primer paso en el camino de la transformación digital. Es en esta etapa donde sienta las bases para un proceso efectivo y duradero.
Si sabe cuál es su posición, se vuelve más fácil ir a donde quiere y saber cuánto tiempo le llevará llegar a su destino. Estas son las preguntas que la fase de descubrimiento le ayudará a responder a medida que avanza en su viaje de transformación digital y la cuestión de cómo medir la madurez digital:
- ¿Existe una dirección, visión y objetivos estratégicos claros?
- ¿Dónde está parada la organización respecto al viaje de descubrimiento digital?
- ¿Hay aceptación en toda la organización?
- ¿Qué tendencias emergentes vemos surgir que impactarán en la Institución?
- ¿Qué tan consistente es la experiencia digital multicanal? En este caso, hay que evaluar si el Ecosistema de Justicia Integrado está teniendo la comunicación debida a través del software de gestión judicial que logra una interoperabilidad entre todas las instituciones y la comunicación entre ellas.
- ¿Cuál es el futuro proyectado?
- ¿Cómo mediremos el éxito de nuestras iniciativas?
Y, por último, ¿qué fuerzas disruptivas impulsan la transformación digital en las organizaciones? Un claro ejemplo es la falta de accesibilidad de los ciudadanos a la Justicia, donde aproximadamente el 84.7% de la población mundial no puede acceder a órganos jurisdiccionales.
Pensar en digital significa ser consciente de que toda la línea de trabajo está en proceso de digitalización. Esto significa que las instituciones deben integrarse en un ecosistema dinámico en el que deben aplicar el pensamiento virtual a todos sus procesos (internos y externos) para mejorar sus flujos de trabajo.
En este proceso de cambio, es fundamental que todos conozcan dónde están y dónde deben estar para alinear su estrategia con las tendencias. Es muy importante poder evaluar y medir el grado de madurez digital de una institución, y este análisis debe realizarse a través de un diagnóstico a dos niveles:
Resultados: ¿Cuál es mi grado de digitalización?
Uno de los aspectos clave de las organizaciones digitales es la creación de una experiencia digital diferenciada para las personas, por lo que conviene estudiar cómo interactuamos con ellas y qué mejoras se pueden realizar. Es muy importante analizar lo que se está haciendo, tanto dentro como fuera de la organización, en cuanto a operaciones.
Capacidades: ¿Tenemos las aptitudes necesarias para la digitalización? ¿Las usamos?
La digitalización también ha traído nuevos conceptos y formas de trabajar. Estos incluyen el concepto omnicanal, la agilidad, la gamificación, entre otros.
Por otro lado, existe un conjunto de tecnologías que facilitan la transformación digital, como lo es la automatización en el sector legal, robots inteligentes y la analítica en tiempo real.
Es esencial comprender su uso y aplicaciones para determinar cómo deben implementarse.
¿Qué le parece si ahora lee sobre el futuro que le depara al derecho y el uso de medios tecnológicos? ¡Es un tema que no puede perderse!
