Los proyectos cofinanciados son procesos en los cuales se requiere un gran nivel de transparencia, en los que participan organismos exigentes como bancos internacionales e, incluso, instituciones públicas. Esto hace que la rendición de cuentas se convierta en un elemento clave.
La aclaración de cuentas es un proceso básico para la planificación estratégica y ejecución de estos proyectos, ya que se relaciona de manera directa con la actualización y gestión eficiente de saldos, registros de gastos y otros reportes asociados, que demuestren un correcto uso del dinero.
Considerando que es un tema clave para el área legal y estratégica de un proyecto cofinanciado, en las siguientes líneas hablaremos de la definición de la rendición o reporte de cuentas y su gran relevancia.
¿Qué es la rendición de cuentas?
La rendición de cuentas abarca un amplio conjunto de controles, procesos y mecanismos orientados a garantizar la transparencia en un determinado proyecto asociado al uso de capitales.
De esta manera, su misión es comprobar un correcto uso de los recursos y el dinero, considerando su fin inicial y los objetivos de una determinada función o proyecto.
Si bien es un término que aplica en cualquier ámbito empresarial o privado, inicialmente surgió como un método de control para la administración pública.
Por medio de la rendición de cuentas, los gobernantes pueden demostrar una correcta utilización de los recursos del Estado.
Rendición de cuentas: por qué es importante en proyectos cofinanciados
Cuando se trata de proyectos cofinanciados, la importancia de la rendición de cuentas es multifactorial.
Existen diversos elementos asociados al éxito de estos proyectos que dependen, de manera directa, de un riguroso proceso de rendición de cuentas.
Por ello, podemos resumir que su importancia recae principalmente en los siguientes aspectos:
Continuidad del proyecto
La rendición de cuentas es un elemento esencial para que el proyecto continúe y llegue hasta el final.
De esto depende la transparencia en cada una de sus etapas, así como la identificación de factores de riesgo, asociados a una mala gestión del capital y que deben ser corregidos de manera ágil.
Confianza en las partes involucradas
Al ser procesos que involucran la participación de diversos actores, la confianza es parte esencial del éxito en los proyectos cofinanciados.
Para que cada una de las partes involucradas tenga tranquilidad y sienta confianza con respecto a la gestión de los recursos, sin duda se necesita de la rendición de cuentas.
Esto permite establecer que la rendición de cuentas va relacionada con la ética en este tipo de proyectos, por lo cual debe asumirse como un elemento obligatorio.
Optimización de recursos
Como mencionamos anteriormente, la rendición de cuentas permite detectar elementos de riesgo para así hacer las correcciones necesarias.
Uno de estos elementos de riesgo es una gestión de recursos poco eficiente, con gastos descontrolados que dificultarán la finalización del proyecto y el éxito del mismo.
Al detectar estas fallas, por medio de un proceso de reporte de cuentas, las partes involucradas pueden realizar ajustes y optimizar la toma de decisiones en el momento indicado, antes de que las consecuencias no puedan revertirse.
¿Cómo mejorar la rendición de cuentas?
Tener una eficiente gestión de cuentas, por medio de reportes precisos y transparentes, depende de diferentes elementos tecnológicos, humanos y operacionales.
Para mejorar la rendición de cuentas en un proyecto cofinanciado, considere lo siguiente:
La comunicación es clave
Es importante la interacción continua y la transparencia entre los diferentes miembros del equipo, así como trazar un correcto flujo de información.
Si todos están enterados de las novedades, dinámicas de gastos y otros elementos críticos, la rendición de cuentas será mucho más sencilla e incluso se convertirá en un proceso natural.
Evaluar los cambios antes de hacerlos
Los cambios dentro de un proyecto pueden repercutir en una nueva dinámica de gastos, y quizás esta no sea del todo saludable.
Por ese motivo, es importante evaluar y proyectas los impactos de los cambios, especialmente en términos financieros, antes de realizarlos.
Dar seguimiento a cada acción y gasto
La rendición de cuentas es un proceso proactivo y cotidiano, por lo cual el seguimiento continuo es una buena práctica para su ejecución.
Uso de soluciones tecnológicas
Existen sistemas expertos dirigidos al control y la gestión de proyectos cofinanciados que pueden resultar especialmente útiles para la rendición de cuentas.
Emplear este tipo de sistemas, como el SAFF, agregará valor a su operación, brindando beneficios como:
- Centralización de información;
- Disponibilidad de datos actualizados para la toma de decisiones;
- Generación ágil de reportes e informes;
- Entre otros elementos claves para consolidar la rendición de cuentas.
En el caso del SAFF, puede reducir hasta en un 80% el tiempo de presentación de reportes de este tipo.
Conclusión
La rendición de cuentas es clave para la transparencia de los proyectos cofinanciados e, incluso, puede ser un requisito indispensable, impuesto por organismos internacionales como el Banco Mundial o el Banco Interamericano de Desarrollo.
Para desarrollarla de forma eficiente, necesita consolidar un mecanismo de control interno, y una solución tecnológica como el SAFF sin duda puede ayudarlo con este fin.
¡Lo invitamos a explorar las principales funciones de la solución SAFF y sus alcances!
