La tarea de simplificar los servicios públicos de la Justicia se ha convertido en un desafío constante para el Poder Ejecutivo.
En varios países, el panorama actual y desde hace varios años, presenta un entorno plagado de burocracia, y retrasos procesales, responsables de generar frustración tanto en los ciudadanos como en los propios funcionarios encargados de brindar estos servicios.
En la búsqueda de soluciones para agilizar y simplificar los servicios públicos en entornos tan complejos como el Sistema de Justicia o la administración del Poder Ejecutivo, han surgido novedosas y eficientes herramientas de tecnología. Las cuales tienen la tarea de optimizar los procesos para una atención más rápida y efectiva a los ciudadanos.
A lo largo del siguiente artículo, daremos una mirada analítica a la dinámica de las instituciones judiciales, para determinar cuál es la problemática actual y de qué manera los esfuerzos del Gobierno para implementar soluciones digitales, son capaces de agilizar y simplificar los servicios públicos de Justicia o del Ejecutivo en general.
Situación actual de los servicios públicos de la Justicia o del Ejecutivo
La problemática actual en la gestión de servicios públicos de la Justicia o del Ejecutivo, es evidente y representa un constante desafío. Considerando que estas dificultades tienen un impacto significativo en la sociedad y obstaculizan el acceso equitativo de los ciudadanos a los procesos.
A continuación, se detallan las problemáticas detectadas en este ámbito:
- Dificultades en el acceso equitativo: una de las principales problemáticas, relacionadas con las barreras geográficas, económicas y sociales que resultan en una brecha y limitan que todos los ciudadanos accedan a los servicios de manera igualitaria.
- Retardo procesal: problema común en los servicios públicos de la Justicia o del Estado, que se caracterizan por procesos judiciales o administrativos largos y complejos, demorando la resolución de casos.
- Burocracia administrativa: los procedimientos engorrosos representan otro desafío en la gestión de los servicios públicos, ya que dificultan y retrasan el acceso y la resolución de trámites administrativos.
- Deficiencias en la administración de recursos: que incluyen tanto humanos como materiales, es generado por la falta de una planificación eficiente, la asignación inadecuada o la carencia de herramientas tecnológicas.
Estas problemáticas en la gestión pública, evidencian la necesidad de implementar soluciones que permitan superar estos desafíos, basadas en estrategias y herramientas capaces de simplificar los servicios públicos, agilizar los procesos, reducir la burocracia, optimizar la administración de recursos.
Propuesta que se ha vuelto habitual en muchas instancias con la adopción de soluciones tecnológicas, plataformas de gestión de procesos como Solar BPM, que pueden ser clave para abordar la situación, mejorar la eficiencia y simplificar los servicios públicos.
¿En qué consiste la agilización y simplificación de procesos?
Se refiere a la implementación de herramientas de tecnologías para optimizar y acelerar las diversas etapas que componen los servicios públicos de la Justicia o del Ejecutivo.
Componen una de las etapas clave de la transformación digital de instituciones y buscan eliminar los trámites engorrosos, la burocracia excesiva y los obstáculos que ralentizan la entrega de servicios eficientes y de calidad.
Qué procesos se pueden simplificar los servicios públicos
Existen diversos procesos que pueden ser objeto de agilización para simplificar los servicios públicos. Algunos buscan optimizar el flujo de trabajo dentro de las instituciones del Estado y otros están dirigidos a mejorar la experiencia de los ciudadanos como usuarios.
- Registro y seguimiento de casos: la gestión y control de los casos judiciales o administrativos puede ser optimizada mediante la implementación de soluciones digitales;
- Trámites administrativos: simplificar los servicios públicos es posible a través de la digitalización de documentos, automatización de tareas, consultas y autogestión en línea;
- Comunicación interna: agilizar el intercambio de información entre diferentes áreas y niveles de la administración pública es fundamental para evitar demoras y malentendidos;
- Validación de firma electrónica: una de las soluciones para el área legal y administrativa, con la cual pueden agilizarse los trámites que requieren aprobación en diferentes instancias;
- Portales de atención al ciudadano: donde además de recibir solicitudes, consultas y trámites, cuenten con canales de resolución de problemas, manuales de procedimiento y otros recursos.
Soluciones digitales como Solar BPM, ofrecen alternativas de digitalización y centralización de procesos. Además de permitir una comunicación fluida y eficaz, agilizando la toma de decisiones y la resolución de problemas.
¿Por qué debe poner el foco en la agilización y simplificación?
Tomar la decisión de agilizar y simplificar los servicios públicos de la Justicia o del Ejecutivo, dista mucho de ser una tarea fácil. Considerando que no se trata, simplemente de adecuarse a las tendencias tecnológicas, sino de responder en consonancia a las nuevas necesidades de los usuarios.
Desde un punto de vista técnico, ofrece una serie de beneficios clave para el sector Ejecutivo mexicano. Mientras que en el entorno social, permite fortalecer las bases de un Sistema de Justicia más accesible, eficiente, transparente y equitativo.
5 Beneficios de simplificar los servicios públicos de la Justicia
Algunas de las razones fundamentales por las cuales es conveniente simplificar los servicios públicos de la Justicia, se resumen en tres áreas principales.
- Mejora de la experiencia del ciudadano: al simplificar los servicios y procesos, se logra una atención más rápida y eficiente a los ciudadanos, generando satisfacción y confianza en las instituciones públicas.
- Optimización de recursos: implementar soluciones digitales para agilizar los procesos reduce la excesiva necesidad de recursos humanos y materiales, generando un ahorro significativo para el Gobierno.
- Mitigación de errores: al incluir procesos estandarizados en el sistema y los recursos adecuados de consulta, se disminuye notablemente la posibilidad de errores por parte de los usuarios.
- Aumento de la capacidad de atención: mientras los procesos son más simples y efectivos, la estructura organizativa y los actores del Sistema de Justicia son capaces de atender y dar respuesta a un mayor volumen de casos.
- Transparencia y rendición de cuentas: la automatización como medio de simplificación, permite el seguimiento y control de las actividades, aumenta la transparencia y facilita la rendición de cuentas.
¿Cómo simplificar procesos con la solución Solar BPM?
Solar BPM es una solución especializada en agilizar y simplificar los servicios públicos relacionados con el Gobierno Digital. Convierte los flujos de trabajo y procesos institucionales en experiencias digitales, permitiendo una gestión integral por parte de la institución.
Esta plataforma ofrece una serie de funciones que permiten optimizar la gestión de los servicios públicos de la Justicia o del Ejecutivo. Principalmente, a través de cinco módulos funcionales que definen sus principales características.
Características funcionales de la solución Solar BPM
1. Portal de Atención al ciudadano
Esta solución cuenta con un portal en línea diseñado para los usuarios externos, que facilita los servicios brindados a los ciudadanos.
Promueve la apertura y el seguimiento de los procesos a través de Internet, eliminando la necesidad de desplazamientos y reduciendo los tiempos de espera. El portal se puede personalizar completamente para reflejar la identidad de la institución.
2. Gestión de Contenido
Solar BPM permite la creación de documentos mediante editores de texto integrados con el sistema y la gestión del proceso administrativo.
Desde la apertura y el movimiento del documento hasta su unión y archivo, se facilita todo el proceso. Además, se pueden enviar notificaciones a los usuarios del sistema y a los solicitantes de servicios.
La solución también incluye un expediente digital donde se pueden acceder a los metadatos de los procesos, verificar en qué etapa se encuentran, revisar las tareas pendientes y firmar electrónicamente.
3. Gestión Procesal
Este módulo concentra los documentos del proceso en un repositorio compartido y coordina el ciclo de vida de los mismos, desde la captación y almacenamiento hasta su gestión.
Además, permite compartir información de manera sencilla, segura y transparente entre sistemas internos y externos. Los usuarios pueden visualizar sus tareas pendientes y los plazos correspondientes, lo que brinda un mayor control sobre sus actividades.
4. Información de Gestión
El módulo estadístico de Solar BPM ofrece tableros intuitivos que permiten comprender en detalle el funcionamiento de la institución.
Esta funcionalidad es fundamental para identificar los procesos que requieren readaptación y tomar decisiones sobre las áreas donde simplificar los servicios públicos permita mejorar el desempeño y la productividad.
5. Automatización
Con Solar BPM, es posible modelar y automatizar visualmente los procesos utilizando la notación BPMN 2.0. Esto permite estandarizar los flujos de trabajo y lograr una ejecución más eficiente y rápida de las tareas.
El módulo permite configurar de principio a fin todo el flujo del proceso, establecer niveles de acceso, asignar responsables, diseñar formularios y realizar integraciones necesarias, además de definir plazos y crear cronogramas.
De este modo, Solar BPM permite que las instituciones puedan mejorar significativamente
la gestión de sus procesos, simplificar los servicios públicos y las tareas administrativas. Desde una plataforma integral que impulsa la transformación digital en el entorno gubernamental, que permita la atención de los sectores judiciales, tributarios, legales u otros.
Etapas para implementar Solar BPM
Simplificar los servicios públicos de la Justicia o del Ejecutivo debe ser una de las actividades de un completo plan estratégico. Sin embargo, como todo proceso de transformación digital, lo ideal será considerar las siguientes etapas básicas.
1. Identificación
El primer paso crucial en la optimización es realizar un mapeo exhaustivo para identificar los puntos que requieren mejoras. Es esencial definir claramente el propósito y las metas para tener una visión integral del negocio y comprender cómo los procesos pueden integrarse de manera más efectiva.
2.Análisis y Diseño
Una vez que se han identificado las áreas de mejora, es momento de realizar un análisis detallado para determinar cómo se pueden optimizar utilizando los recursos disponibles. Es fundamental comprender las diferentes alternativas para llevar a cabo cada proceso de manera más ágil y eficiente, aprovechando el potencial de la tecnología.
3.Selección e implementación de la solución
Con el rediseño de los procesos, es el momento adecuado para implementar los cambios y automatizar tareas repetitivas, incluir las funciones necesarias para simplificar los servicios públicos y capacitar a los usuarios para su utilización.
Esta automatización permitirá maximizar la eficiencia en cada uno de los procesos identificados, liberando tiempo y recursos para actividades más estratégicas.
4.Monitoreo continuo
Una vez realizados los cambios necesarios, resulta fundamental monitorear de cerca los procesos optimizados para realizar ajustes hasta alcanzar los resultados esperados. Pero también para identificar nuevas áreas críticas para simplificar a futuro.
En esta etapa, contar con herramientas de supervisión constante es de gran utilidad para evaluar tanto el desempeño de los procesos individuales como el rendimiento general del sistema.
Recomendaciones generales para la implementación de Solar BPM
Para una implementación exitosa de la solución BPM, recomendamos de forma general, considerar los siguientes consejos:
- Definir objetivos claros: es fundamental establecer metas claras y medibles para la implementación de la solución, identificando los procesos específicos que se busca agilizar y simplificar.
- Capacitación y formación: no olvide brindar la formación y entrenamiento adecuado a los funcionarios encargados de utilizar la solución, para que puedan aprovechar al máximo todas sus funcionalidades.
- Análisis y mejora continua: una vez implementada la solución, es necesario analizar periódicamente los resultados obtenidos y realizar ajustes necesarios para optimizar aún más los procesos.
Consideraciones Finales
En conclusión, la digitalización de los procesos es el punto de partida para simplificar los servicios públicos de la Justicia o del Ejecutivo. Su implementación, se ha convertido en una necesidad imperante para el sector público mexicano, en sus planes de optimización y mejora de su eficiencia.
La implementación de soluciones digitales como Solar BPM brinda grandes beneficios, al permitir una gestión más eficiente, transparente y ágil de los procesos. Sin embargo, requiere de un compromiso organizacional para asumir el cambio y la inversión en tecnología para llevarlo a cabo.
La transformación digital es el camino, y simplificar los servicios públicos es un paso en la dirección correcta hacia un Sistema de Justicia más eficiente y cercano a las necesidades de la sociedad.
Es momento de que el Sector Ejecutivo mexicano se modernice y adopte estas soluciones innovadoras para ofrecer un servicio de calidad y mejorar la experiencia de los ciudadanos. ¿Listos para gestar el cambio? Contáctenos y conozca más sobre Solar BPM.
