Una de las principales ventajas que supone la adopción de nuevas tecnologías es la posibilidad de reducir el tiempo de respuesta en tareas como la gestión de documentos legales, gracias a la automatización del flujo de trabajo.
Los documentos legales son escritos con validez jurídica, utilizados para regular situaciones específicas, comprobar un hecho o establecer los derechos y obligaciones de los participantes en un acuerdo, según lo previsto en la normativa vigente.
Comúnmente, los documentos legales son elaborados en papel. Sin embargo, en los últimos años, los escritos generados de forma digital ganan cada vez mayor popularidad en los sectores jurídico y empresarial.
¿Pero, por qué los documentos legales digitales se han convertido en una tendencia y cuál es la importancia de la firma electrónica en su validación? A continuación, profundizaremos en estos y otros aspectos relevantes sobre el tema.
¿Qué es un documento digital?
Un documento digital es un archivo (generalmente de texto) generado, transmitido, recibido, almacenado, editado, consultado o procesado por medios electrónicos (dispositivos tecnológicos e informáticos).
Conocidos también como documentos electrónicos, los documentos digitales pueden contener imágenes, audio, videos, gráficos, textos, estadísticas y otros datos de interés para los usuarios.
El formato digital facilita que este tipo de documentos sean modificados en equipos como tablets, computadores, laptops y smartphones, si la persona que realiza el procedimiento cuente con los permisos necesarios.
Es importante destacar que, a diferencia de los archivos digitales comunes, los documentos electrónicos de carácter legal y comercial cuentan con diferentes capas de seguridad para validar la información y preservar su integridad.
Estas medidas de ciberseguridad son particularmente útiles cuando se trata de salvaguardar la confidencialidad de documentos legales electrónicos, en procesos de modernización del Poder Judicial, lo que en Softplan denominamos Justicia Digital.
Ejemplos de documentos legales que se pueden generar de forma digital
El uso de documentos legales electrónicos representa la agilización de procesos judiciales, administrativos y comerciales. A la vez que impulsa la optimización del tiempo y la reducción del consumo de papel y materiales de impresión.
Por ello, cada vez más organismos públicos, instituciones y empresas incorporan los documentos legales digitalizados en sus procedimientos. Como ejemplos de esta práctica pueden señalarse:
- Contratos.
- Acuerdos.
- Actas.
- Documentos constitutivos.
- Expedientes.
Tenga presente que la validez de otros documentos legales electrónicos, como escrituras, testamentos, poderes notariales, declaraciones juradas y títulos de propiedad, depende de la legislación vigente en el país donde se ejecuta la actividad.
¿Cómo generar y validar un documento digital?
La generación de un documento digital puede ejecutarse con software de procesamiento de texto (por ejemplo Microsoft Word), con el auxilio de plantillas prediseñadas o programas de gestión de ciclo de vida de contratos (CLM).
Si nos referimos puntualmente a documentos legales electrónicos como expedientes, una alternativa son los software de gestión Judicial como SAJ de Softplan, que al igual que los CLM funcionan desde la nube.
Los sistemas que utilizan la nube están disponibles para los usuarios, independientemente de la hora o el sitio, siempre y cuando dispongan de las debidas credenciales de acceso (autorización).
El hecho de que puedan generarse documentos electrónicos en diferentes dispositivos no implica falta de seguridad o privacidad, dado que existen recursos informáticos para resguardar la información registrada en los archivos, entre los que destacan:
- Sellos digitales.
- Tecnología de certificación.
- Sistemas criptográficos de almacenamiento y transmisión de datos.
Estos elementos suelen incluir medios de identificación para corroborar la autenticidad del documento y, en ocasiones, son usados en paralelo con otra herramienta digital de verificación: la firma electrónica.
La firma electrónica es el equivalente de la rúbrica autógrafa o manuscrita en un documento digital, gestionado a través de medios informáticos. La signatura está programada con datos cifrados indispensables para confirmar la identidad del firmante.
Dependiendo de la naturaleza de la operación y los requerimientos del usuario, la validación del documento puede realizarse mediante una firma electrónica simple, avanzada, cualificada o digital.
Firma electrónica simple o estándar
Identifica a los firmantes de un documento digital y válida la conformidad de estos, usando datos básicos como un nombre de usuario y contraseña. No posee certificados asociados, por lo que tiene un nivel de seguridad bajo.
Firma electrónica avanzada
Tal como la firma electrónica simple, la signatura de modalidad avanzada verifica la identidad de los firmantes y su consentimiento; no obstante, debe cumplir con requisitos adicionales como certificado digital e identificación inequívoca del usuario.
Firma electrónica cualificada
La firma electrónica cualificada también utiliza certificados, los cuales están vinculados con una identificación digital previamente validada por organismos gubernamentales, instituciones o empresas.
Firma digital
La firma digital requiere acompañar la rúbrica con un certificado de uso exclusivo del usuario, para confirmar la autenticidad de un documento electrónico.
En muchos países, la validez de la firma electrónica está amparada en la normativa vigente. Las leyes en México, específicamente el Código de Comercio Federal, reconocen la admisibilidad de la signatura electrónica simple y avanzada (o fiable).
De igual forma, la firma digital es considerada como una especie de firma electrónica en el artículo 89 de la mencionada legislación, que además estipula que la rúbrica electrónica produce los mismos efectos jurídicos que la autógrafa o manuscrita.
Los organismos de Justicia en México igualmente contemplan la Ley de Firma Electrónica Avanzada, que aborda los servicios relacionados con la herramienta digital y la expedición de certificados digitales, entre otras materias.
Documentos digitales: una tendencia que llegó para quedarse
La popularidad de los dispositivos electrónicos, aunada a las nuevas tecnologías, contribuye a consolidar los documentos legales digitales como una opción de gran valor para instituciones públicas, industrias y comerciantes.
Como instrumentos vinculantes, los documentos electrónicos ofrecen facilidad de acceso, mayor espacio de almacenamiento, protección de datos sensibles, verificación de identidad y validez jurídica, mediante la implementación de la firma digital.
Otra ventaja relacionada con los documentos digitales es la posibilidad de compartir proyectos o realizar modificaciones en tiempo real, acelerando el flujo de trabajo y promoviendo el aprovechamiento de los recursos disponibles.
En conclusión, los documentos electrónicos son una tendencia que se mantendrá en el tiempo, impulsada por los interesantes beneficios que reporta tanto a usuarios individuales como a equipos de trabajo.
Ahora que conoce algunos ejemplos de documentos legales que se pueden generar digitalmente, descubra más sobre Software para la Justicia
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Conozca ejemplos de documentos legales que se pueden generar digitalmente y por qué son una buena opción para instituciones públicas
