La toma de decisiones efectivas es una de las responsabilidades inherentes al ejercicio de cargos gubernamentales, por lo que cada vez gana mayor aceptación el uso del business intelligence (BI) en el sector público como recurso de apoyo.
El business intelligence o inteligencia de negocios es un conjunto de técnicas y herramientas utilizadas para explorar, extraer, analizar y estructurar grandes cantidades datos, de manera que puedan ser visualizados con facilidad por el usuario.
Gracias a estas funcionalidades, el business intelligence en el sector público puede ser implementado para identificar patrones y tendencias a partir de la información contenida en bases de datos gubernamentales.
De esta forma, los líderes cuentan con las referencias necesarias tanto para tomar decisiones efectivas basadas en información obtenida en tiempo real, como para crear modelos predictivos que faciliten el desarrollo de políticas públicas más eficientes.
La importancia del business intelligence en el sector público
Más allá de su utilidad en la identificación de patrones y la creación de modelos predictivos, el business intelligence en el sector público es un recurso fundamental para el mejoramiento de los servicios prestados a los ciudadanos.
La implementación efectiva del proceso de business intelligence permite detectar con rapidez áreas que requieren atención inmediata, además de optimizar la rendición de cuentas, aumentando la transparencia en la gestión pública.
En este sentido, la inteligencia de negocios puede generar un impacto significativo en campos como la planificación estratégica, asignación de recursos, evaluación de desempeño y el impulso de la participación ciudadana.
Igualmente, constituye una poderosa herramienta para promover la personalización de servicios, adaptándolos a los requerimientos de las comunidades, las prioridades de los ciudadanos y los objetivos de planes macro a mediano y largo plazo.
Desde el punto de vista del gobierno digital, los programas informáticos que funcionan como parte del business intelligence constituyen un filtro adicional para la detección temprana de fraudes, patrones sospechosos y abuso de fondos públicos.
La seguridad de datos sensibles también resulta beneficiada con la incorporación del business intelligence en el sector público y los software de gestión, que cuentan con sistemas de encriptación y verificación de identidad.
Tenga presente que las herramientas y técnicas del business intelligence pueden ser especialmente valiosas en situaciones de emergencia o crisis, en las que es preciso tomar decisiones rápidas y efectivas para minimizar el impacto de las pérdidas.
La aplicación del business intelligence en el gobierno
La aplicación de las diferentes etapas del proceso de business intelligence en el gobierno está popularizándose con el paso del tiempo, debido a su potencial para aumentar la eficiencia y la productividad en la gestión pública.
Cada una de las fases del business intelligence (recopilación, análisis, estructuración y presentación de datos), tiene aplicaciones que resultan de gran utilidad para líderes y funcionarios que trabajan en el ámbito gubernamental.
Por ejemplo, la etapa de recopilación que comprende la exploración y extracción de la información pertinente puede apoyarse en bases de datos generadas por censos, registros, referencias fiscales y estadísticas sanitarias.
Asimismo, el análisis de la información es aplicado en casos en los que resulta importante identificar patrones y elaborar proyecciones, tales como estudios de seguridad pública y evaluación de costos, entre otros.
Por otra parte, la estructuración de datos a través de tablas, informes y elementos gráficos permite una mejor visualización y comprensión de la información, previo al proceso de toma de decisiones efectivas.
Estos esquemas pueden incluirse en presentaciones, páginas web oficiales y reportes de gestión en la etapa de presentación, de manera que estén disponibles para funcionarios, ciudadanos y representantes de los medios de comunicación.
La información debidamente estructurada es un elemento esencial para la toma decisiones basadas en datos, la elaboración de políticas públicas, la asignación de recursos, la gestión de crisis, la detección de irregularidades y la transparencia de la gestión gubernamental.
5 beneficios del business intelligence para la toma de decisiones en el gobierno
Utilizar el business intelligence en el sector público para la toma de decisiones efectivas es una excelente forma de acelerar procesos en las instituciones gubernamentales y promover la transparencia. Entre sus beneficios destacan:
1. Bases de datos actualizadas
Para que el proceso de toma de decisiones sea eficiente es necesario actualizar periódicamente las referencias que integran el sistema, de manera que la información esté disponible en tiempo real para los funcionarios y responsables.
2. Eficiencia
Con los recursos de business intelligence es posible identificar con rapidez procedimientos redundantes y otras problemáticas que obstaculizan la productividad e implementar correctivos.
Las soluciones digitales como Solar BPM de Softplan pueden ser integradas al proceso de business intelligence y promover la digitalización de los flujos de trabajo de las oficinas públicas.
En el caso específico de Solar BPM, se trata de una tecnología de punta diseñada para la gestión pública que permite a los usuarios administrar procesos digitales y físicos, autenticar documentos con firma digital y tener acceso remoto a documentos.
De la misma forma, es posible crear formularios personalizables, visualizar tableros estadísticos, elaborar documentos, rastrear el avance de los procesos y crear un portal de servicios online para los ciudadanos, entre otras funcionalidades destinadas a reducir el tiempo en la ejecución de trámites burocráticos.
3. Transparencia
Cuando las instituciones públicas pueden rendir cuentas a los ciudadanos presentando datos reales y actualizados, se fomenta la confianza en los gobernantes y el desarrollo de las nuevas políticas.
4. Recursos optimizados
La implementación efectiva del proceso del business intelligence permite asignar recursos en función de las necesidades identificadas previamente en el análisis de datos, optimizando la distribución de los fondos.
5. Calidad de vida
A través de su implementación, la inteligencia de negocios contribuye a mejorar la calidad de vida de los ciudadanos al impulsar la eficiencia en los servicios públicos y en la administración de los fondos disponibles para la ejecución de obras.
En suma, incorporar procesos y tecnologías de business intelligence en el sector público representa un paso más hacia la gestión eficiente, la transparencia y el uso estratégico de las grandes cantidades de información que administran las oficinas públicas.
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