La transformación digital en el área legal es un factor imprescindible para la adaptación de la industria a las nuevas tendencias, cuyo objetivo es ofrecer un mejor servicio a la colectividad, brindar mayor celeridad en los procesos y dar una administración Justicia correcta y transparente.
Debido a su relevancia, en este artículo se explora cómo las innovaciones han cambiado el panorama jurídico y creado ciudadanos digitales, cuáles son las más relevantes y un paso a paso para instalarlas con éxito tanto en departamentos jurídicos, como en Instituciones del Poder Judicial.
¿Qué es la transformación digital en el área legal?
La transformación digital es el proceso de adopción e incorporación de tecnología en toda la organización, con el fin de maximizar la eficiencia, reducir errores, mejorar las capacidades, aumentar los conocimientos y desarrollar las relaciones con las personas.
Este proceso puede comenzar con frutos al alcance de la mano, como la automatización de tareas repetitivas a través de la incorporación de un software de gestión judicial, junto con la habilitación de reuniones remotas con ciudadanos y el teletrabajo en Tribunales.
Sin embargo, existe una enorme oportunidad tanto para los departamentos jurídicos como para las Instituciones de Justicia.
En las últimas décadas, se ha evidenciado un rápido crecimiento en el espacio de la tecnología legal (LegalTech); se han desarrollado software y plataformas específicas para mejorar muchos elementos de la profesión jurídica.
La pandemia incrementó la innovación en tecnología para el intercambio seguro de documentos, declaraciones juradas, notarización, expedientes digitales, automatización de procesos, entre otros.
También hay software que utiliza Inteligencia Artificial (IA) como, por ejemplo, el SAJ, para brindar a los abogados y funcionarios nuevos conocimientos, y justamente son este tipo de soluciones las que aportan mayor valor agregado a la industria legal.
4 beneficios de la transformación digital en la profesión jurídica
En los departamentos legales y las Instituciones de Justicia, la transformación digital se ve diferente de una organización a otra. Cada institución tiene un trabajo y manejan diferentes tipos de casos específicos que dictan qué tipo de transformación digital es más relevante aplicar. Por ejemplo, los bufetes de abogados corporativos tendrán requisitos diferentes a los de las prácticas familiares.
Sin embargo, hay que tener en cuenta que los software de gestión judicial más innovadores del mercado abarcan el trabajo de cada uno de los integrantes del Ecosistema de Justicia Integral, por lo que es importante que se entiendan sus funcionalidades y, luego, se centren en las oportunidades que tendrían el mayor impacto positivo en su propio flujo de trabajo.
Aquí hay cuatro categorías importantes de transformación digital que pueden impactar positivamente en el área legal:
1. Automatización
El Mckinsey Global Institute señala que el 23% del trabajo realizado por profesionales al servicio del derecho podría automatizarse. Desde la presentación de documentos hasta la firma de contratos y la revisión de documentos en busca de errores o discrepancias, se ha creado tecnología para eliminar estas tareas mundanas del día a día de un funcionario.
2. Seguridad
Esto es tanto un beneficio como una necesidad. El aumento de la seguridad con la tecnología puede mantener la información resguardada y brindar tranquilidad a las personas.
También es importante que las instituciones den prioridad a la ciberseguridad a lo largo de su transformación digital. En el Informe de la Encuesta de Tecnología Legal 2021 de la ABA, el 25% de las organizaciones señalaron que habían experimentado algún tipo de violación de datos.
3. Experiencia del ciudadano
La tecnología le da facilidades a las instituciones para que ofrezcan un mejor servicio a la sociedad y optimicen los canales de acceso a la Justicia y garantizar su sana y correcta administración para prevenir el menoscabo de los derechos ciudadanos.
4. Inteligencia
Proporciona a los abogados e Instituciones de Justicia información más allá de lo que pueden obtener de muchas páginas de documentos en físico, donde se puede perder entre tantas palabras. Hay soluciones disponibles que utilizan el procesamiento del lenguaje natural para “leer” documentos, detectando problemas, discrepancias e incluso emociones o falsificaciones; así como un sistema de búsqueda con palabras claves para encontrar los datos relevantes en el momento.
3 pasos exitosos para la transformación digital en el área legal
Históricamente, el área legal se ha visto reticente ante la adopción de nuevas tecnologías por temor a que interrumpieran la forma en que siempre han llevado a cabo los procesos judiciales.
Sin embargo, los beneficios generales para los departamentos jurídicos e Instituciones de Justicia finalmente superan a la incertidumbre, ya que el uso de las innovaciones liberará el tiempo de los funcionarios y abogados para dedicar más trabajo a aquello que genere mayor valor, en lugar de centrarse en tareas administrativas, manuales y repetitivas.
En seguida se exploran los pasos más importantes para avanzar con la transformación digital en el área legal.
Comience de a poco
Cualquier parte interesada que desee hacer la transición a la digitalización de sus procesos debe tener la oportunidad de probar a pequeña escala.
Quizás cierto tipo de documento se pueda digitalizar fácilmente para la certificación notarial en línea, o algún tipo de caso sea un candidato perfecto para el procesamiento de lenguaje natural. Con solo unas pocas pruebas, el equipo se acostumbrará al nuevo proceso y comenzará a ver por sí mismo cómo podría mejorar su enfoque a mayor escala.
Mida y comparta el éxito
Cada vez que se utiliza una nueva tecnología u opción en línea, es importante medir el valor para la organización, para lo que es fundamental responder a las siguientes interrogantes:
- ¿Cuánto tiempo se ahorró?
- ¿Cuántas ideas nuevas se obtuvieron?
- ¿Qué nivel de reducción de errores ocurrió?
Comparta estas métricas con las partes interesadas para que puedan evaluar qué funcionalidades son las más necesarias para impulsar la productividad del flujo de trabajo.
Crezca de manera inteligente
A medida que las personas se vuelven más conscientes de los beneficios de la transformación digital, será fundamental priorizar nuevos esfuerzos y hacer que todos participen antes de implementar otra tecnología.
Introducir demasiados procesos nuevos, de manera rápida puede ser abrumador y, en última instancia, tener efectos adversos en la transformación digital.
Es por esta razón que es indispensable contar con una solución legaltech de gestión y automatización judicial que lo acompañe en todo el área legal, y que esté disponible en todo momento.
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