En la gestión de proyectos, la eficiencia y la rentabilidad son aspectos fundamentales para alcanzar el éxito. Por ello, contar con herramientas que optimicen la toma de decisiones y maximicen el retorno de inversión (ROI) es crucial para las instituciones involucradas en proyectos de envergadura, especialmente aquello cofinanciados por organismos internacionales.
En este sentido, el SAFF se ha destacado como una solución especializada en la gestión de proyectos cofinanciados, ofreciendo una serie de beneficios que impulsan la confianza y transparencia en el manejo de recursos físicos y financieros.
Gracias a la Calculadora de ROI del SAFF, las instituciones tienen la posibilidad de evaluar con precisión qué beneficios económicos y operativos podrían obtener al implementar esta solución.
A continuación, le mostraremos cómo esta herramienta permite calcular de manera sencilla el ROI potencial que el SAFF puede generar a su institución.
También le mostraremos la importancia y todos los beneficios que se pueden obtener al contar con una herramienta especializada en la gestión de proyectos cofinanciados.
Siga leyendo y descubrirá como tomar decisiones informadas y proyectar un futuro más eficiente para sus proyectos con SAFF.
¿Qué son los proyectos cofinanciados?
Los proyectos cofinanciados son aquellos en los cuales el financiamiento proviene de múltiples fuentes, en lugar de depender únicamente de una fuente de financiamiento.
Estos proyectos se caracterizan por la colaboración de diversas entidades, tales como empresas privadas, instituciones gubernamentales y organizaciones si ánimo de lucro, que se unen con el propósito de aportar recursos financieros conjuntos para la ejecución de una iniciativa particular.
Por lo general, en un proyecto cofinanciado una de las partes suele actuar como entidad líder o coordinadora, mientras que las demás contribuyen con fondos adicionales para complementar el presupuesto total necesario para el desarrollo del proyecto.
Los proyectos cofinanciados son comunes en diversos campos, como la investigación científica, el desarrollo de infraestructuras, la implementación de programas sociales, la cooperación internacional, etc.
El mayor beneficio es que al unir recursos, las partes involucradas pueden abordar proyectos de mayor envergadura o con mayores beneficios, que individualmente no podrían llevar a cabo.
Importancia de una buena gestión
Como en cualquier otro tipo de proyectos, la gestión juega un papel crucial en los proyectos cofinanciados.
Una buena gestión permite cumplir los objetivos de manera eficiente, brinda transparencia y facilita la rendición de cuentas, ayuda a reducir los riesgos y mejora la coordinación entre las entidades participantes.
Además, favorece la sostenibilidad del proyecto, aprovecha sinergias, asegura el cumplimiento de requisitos legales y contractuales, y promueve el uso responsable de los recursos financieros.
¿Por dónde empezar?
No hay dudas de que los proyectos cofinanciados brindan una oportunidad para alcanzar objetivos comunes mediante la colaboración de múltiples entidades y la combinación de recursos financieros.
Sin embargo, tomar decisiones en este contexto puede ser complicado debido a la naturaleza colaborativa y los diversos intereses involucrados.
Para facilitar este proceso, es fundamental implementar estrategias que permitan una toma de decisiones oportuna y eficiente.
Cada etapa del proyecto, desde la selección hasta la distribución de recursos y la definición de metas, requiere decisiones fundamentales que afectarán el éxito del proyecto y la relación entre los actores.
En este sentido, la toma de decisiones oportunas es crucial para evitar obstáculos y conflictos, así como para garantizar una asignación adecuada de recursos, el cumplimiento de plazos y la calidad de los resultados.
Herramientas para la gestión de proyectos cofinanciados
Actualmente, existen herramientas tecnológicas especializadas en la gestión de proyectos cofinanciados y que contribuyen a una toma de decisiones más acertadas.
Este tipo de herramientas, como el SAFF de Softplan, proporcionan una solución eficiente para abordar los desafíos de la gestión colaborativa y optimizar el desarrollo exitoso del proyecto.
El SAFF, compuesto por 7 módulos, brinda una completa gestión de tareas, desde la planificación hasta la rendición de cuentas.
Gracias a esta solución, se garantiza agilidad y transparencia en la asignación de recursos y el cumplimiento de plazos de todas las etapas del proyecto, siguiendo los aspectos técnicos, físicos y financieros establecidos en la Estructura Analítica de Proyectos (EAP).
Además, el SAFF ofrece información estratégica a través de herramientas de análisis, cuadros e informes personalizables para gestores de proyectos, entidades financieras y auditores.
¿Cómo SAFF puede ayudar?
Softplan cuenta con una amplia experiencia en la gestión física y financiera de proyectos con financiación externa mediante SAFF.
Esta plataforma fue desarrollada en 1993 y ha estado presente en el mercado durante 29 años, acumulando una extensa trayectoria en proyectos de diversos sectores, como educación, salud, sostenibilidad, infraestructura urbana, energía, entre otros.
Gracias a SAFF, los involucrados en el proyecto pueden llevar a cabo una gestión efectiva y un monitoreo constante del avance del mismo.
La herramienta proporciona información clara y objetiva, permitiendo una mejor toma de decisiones y una comprensión más precisa del estado del proyecto en todo momento.
Gracias a su participación en todas las etapas del proyecto, desde la preparación hasta la rendición final de cuentas, SAFF cuenta con una amplia trayectoria en proyectos cofinanciados por bancos internacionales.
Esto ha permitido que la herramienta cumpla con los requisitos y parámetros específicos de las principales instituciones financieras a nivel mundial.
Principales ventajas del SAFF
Mayor eficiencia
Con SAFF, es posible lograr una optimización significativa del tiempo, reduciendo hasta en 80% el tiempo requerido para presentar informes a la agencia de financiamiento.
Esto se logra mediante la estandarización y personalización de informes que permite la herramienta, lo que aumenta la eficiencia del órgano ejecutor del proyecto. Asimismo, SAFF permite realizar un seguimiento ordenado y ágil de las distintas etapas del proyecto.
Además de ello, la solución incorpora herramientas de preparación, planificación y conversión de monedas que se integran directamente con el sitio web del Banco Central.
Mayor transparencia y confianza
La solución SAFF ofrece una gestión transparente y ordenada del proyecto, almacenando documentos de manera organizada y permitiendo una búsqueda rápida y precisa de la información.
Esto resuelve uno de los principales desafíos a los que se enfrentan las unidades ejecutoras en proyectos cofinanciados: garantizar una rendición de cuentas adecuada. Los bancos internacionales exigen altos niveles de transparencia y es común encontrar cláusulas rigurosas de confiabilidad en sus contratos.
Para permitir que las personas involucradas puedan personalizar la presentación de la información disponible en SAFF de manera pragmática y adaptada a sus intereses, el software cuenta con una herramienta de Business Intelligence (BI) que se integra a la solución.
De esta manera, el acceso a datos relevantes es más sencillo, lo que contribuye a una toma de decisiones más informada y efectiva.
Los 7 módulos del SAFF
1. Preparación y Planificación
El SAFF ofrece un módulo especializado que facilita la planificación de todas las etapas del proyecto de una manera organizada y conforme a las normas de los principales modelos, tales como el Plan de Adquisiciones, la Estructura Analítica del Proyecto, el Plan Operativo Anual (POA) y la Matriz de Resultados.
Este módulo permite incluir información sobre fechas, equipos y partes interesadas. Además, ofrece la posibilidad de registrar y adjuntar documentos para mantener un historial completo.
2. Gestión Financiera y Contable
Permite realizar un seguimiento preciso de la aplicación de los recursos del proyecto, facilitando el registro de los gastos y generando asientos mediante el Método de Partida Doble, lo que garantiza un control financiero riguroso.
El SAFF maneja el tipo de cambio con referencia a los valores proporcionados en el sitio web del Banco Central correspondiente, asegurando una gestión precisa de las transacciones en moneda extranjera.
3. Desembolso
Genera la documentación requerida para solicitar recursos y rendir cuentas a los agentes financieros. Además, proporciona un control eficiente de la internalización de los recursos.
4. Monitoreo y Evaluación
Se encarga de monitorear el progreso de la ejecución de los proyectos mediante indicadores establecidos en la planificación. También permite definir, monitorear y abordar los riesgos asociados al proyecto.
La información relevante se presenta de manera clara y detallada a través de las herramientas de análisis, dashboards e informes específicos y personalizables.
5. Seguridad
Asegura la protección de los datos gestionados por los usuarios, así como la asignación de diferentes permisos de uso del sistema. Además, permite a los auditores acceder a la información generada para verificar la seguridad y transparencia en el manejo de los datos.
6. Presupuesto
Se encarga de alinear la ejecución financiera del programa con la disponibilidad presupuestaría de los organismos ejecutores.
7. Adquisiciones
Garantiza que los procesos de compras, licitaciones y contrataciones se lleven a cabo de manera transparente, ágil y segura, cumpliendo con las normativas del banco financiador y la legislación nacional.
¿SAFF, vale la pena?
Según un estudio llevado a cabo por el PMI (Project Management Institute), la eficacia en la gestión de un proyecto juega un papel crucial en la prevención del desperdicio.
Cuando las instituciones trabajan en colaboración con bancos de desarrollo y organismos internacionales para financiar proyectos, destinan aproximadamente un 2% de la inversión total al proceso de gestión del proyecto.
Gracias a los dashboards que proporcionan información sobre el progreso, la eficiencia y resultados del proyecto, SAFF permite aumentar la confianza en la asignación adecuada de recursos físicos y financieros.
Además, el manejo adecuado de la tasa de cambio y la provisión de información necesaria para solicitar desembolsos y rendir cuentas a los agentes financieros, no solo evita el desperdicio, sino que también contribuye a una gestión más eficiente y predecible del proyecto.
Casos de Éxito del SAFF
Avanzada Salud
La Secretaría Municipal de Salud de São Paulo implementó el «Programa Avanza Salud» para mejorar la red sanitaria de la ciudad. El programa recibió financiamiento por el Banco Internacional de Desarrollo (BID) por valor de 100 millones de dólares, por lo que requería de una gestión financiera y monitoreo estricto.
El proyecto tenía como objetivo llevar a cabo 150 obras de construcción de unidades de salud en la ciudad de São Paulo, lo que implicó la combinación de dos soluciones de Softplan para el buen funcionamiento del programa: Obras.gov y SAFF.
SAF cumplió con la exigencia del BID al proporcionar un sistema informático para la gestión física y financiera del proyecto.
La herramienta permitió un monitoreo riguroso del avance físico y los gastos financieros, asegurando una gestión transparente y confiable para cumplir con las obligaciones impuestas por el banco y alcanzar el éxito del Programa Avanza Salud.
Potenciando la Educación Infantil y Primaria
La Alcaldía de Florianópolis emprendió un ambicioso proyecto con el propósito de mejorar la calidad y aumentar la cobertura de la educación infantil y primaria a través de la construcción y renovación de instalaciones educativas.
Para hacer realidad esta iniciativa, se invirtieron cerca de 119 millones de dólares, de los cuales 58 millones de dólares fueron financiados por el BID, representando el 49% del presupuesto total, mientras que el 51% restante provino del municipio.
Una de las principales dificultades en la gestión de proyectos que involucran financiamiento de bancos internacionales es su prolongada duración, a menudo extendiéndose más allá de la legislatura.
El proyecto «Expansión y Mejora de la Educación Infantil y Primaria» no fue una excepción, ya que abarcó un período de 7 años (2012-2019).
En este contexto, SAFF se reveló como una herramienta para llevar a cabo el proyecto de manera eficiente y bien organizada. Esta solución desempeñó un papel crucial en el éxito del proyecto, permitiendo una gestión armoniosa del cambio y asegurando el cumplimiento efectivo de los objetivos propuestos.
Calcular ROI SAFF
Es factible y sencillo calcular el ROI que SAFF puede generar para su institución. Para ello, simplemente debe acceder a la Calculadora de ROI del SAFF y proporcionar algunos datos relevantes de su proyecto, como el presupuesto, el número de usuarios y el segmento.
Con esta información, la calculadora le ofrecerá una estimación aproximada del ROI que podría obtener con su inversión en SAFF.
Tome decisiones financieras informadas
La gestión eficiente de proyectos cofinanciados es esencial para el éxito de cualquier institución tanto pública como privada e independientemente del rubro al que pertenezca.
El SAFF proporciona una plataforma sólida y confiable para la gestión física y financiera de proyectos, cumpliendo con las exigencias de bancos internacionales y promoviendo la transparencia en la rendición de cuentas.
Además, con la ayuda del SAFF y su Calculadora de ROI, las instituciones obtienen una visión clara de los beneficios que el SAFF puede aportar, lo que les permite tomar decisiones financieras informadas y mucho más estratégicas.
Esto le permite a las organizaciones proyectar un futuro más eficiente y rentable, optimizando el uso de los recursos y maximizando los resultados.
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