+ 81 millones de impresiones evitadas;
+ R$ 62 millones ahorrados por el municipio;
+ 239 mil notificaciones enviadas automáticamente a los solicitantes.
Capital del estado brasileño de Paraíba, João Pessoa es un centro urbano destacado que se ha convertido en referencia en calidad de vida y desarrollo. Con una población de 833 mil habitantes, el municipio cuenta con una gestión compleja, que exige eficiencia y transparencia a gran escala.
El ritmo acelerado de la metrópoli y la alta demanda por servicios públicos llevaron a la administración municipal a buscar soluciones innovadoras. El objetivo era claro: modernizar la gestión para optimizar los procesos internos, aumentar la transparencia y, sobre todo, agilizar la atención a la población.
Con el fin de resolver la lentitud de los procesos en papel y los altos costos de la gestión tradicional, la Municipalidad de João Pessoa inició un sólido proceso de transformación digital a través de 1Doc.
En este relato, presentamos cómo la adopción de la plataforma permitió que João Pessoa alcanzara un nuevo nivel de eficiencia, con resultados medibles y la consolidación de procesos más ágiles.
Agilidad que transformó el flujo de trabajo
Antes de la implementación de 1Doc, los procesos en la municipalidad se basaban en papel, lo que generaba lentitud, altos costos y grandes dificultades para el rastreo de documentos y solicitudes. La ineficiencia logística y la dificultad para tramitar procesos entre secretarías provocaban demoras en la resolución de las demandas de la población.
Ante este escenario, la Municipalidad de João Pessoa implementó 1Doc, digitalizando la gestión de documentos y procesos. La rapidez en la adopción de la herramienta fue notable: la transición completa ocurrió en apenas 15 días. Este hecho demuestra la importancia de una tecnología intuitiva y colaborativa para el éxito de la transformación digital.
“El punto de inflexión de la implementación fue de 15 días. Desde entonces, no firmamos más ningún papel”
— Bruno Crispim, Coordinador de Tecnología de la Información y Comunicaciones de la Municipalidad de João Pessoa
La municipalidad consolidó una base sólida para una gestión más inteligente, con procesos más maduros, lo que generó ganancias exponenciales en agilidad e integración. Desde la implementación, se han digitalizado más de 877 mil procesos y servicios, incluyendo:
- 549.153 protocolos;
- 124.601 procesos administrativos;
- 16.619 solicitudes técnicas;
- 44.529 procesos de servicios urbanos, además de miles de circulares y memorandos.
“Lo que ocurrió aquí fue una evolución. Al implementar 1Doc, nuestros procesos se volvieron más maduros”
— Bruno Crispim, Coordinador de Tecnología de la Información y Comunicaciones de la Municipalidad de João Pessoa
La digitalización permitió que la municipalidad optimizara el uso de sus recursos a gran escala. El ahorro generado por la plataforma 1Doc va mucho más allá del papel y también se debe a la eliminación de gastos con logística, combustible, insumos de oficina y tiempo operativo.
El impacto ambiental de la digitalización es significativo y alinea la gestión de João Pessoa con la sostenibilidad: la municipalidad evitó más de 81 millones de impresiones, contribuyendo directamente a la reducción del impacto ambiental, como el consumo de agua y energía.
“Procesos que tardaban varios días ahora se resuelven en un máximo de 1 o 2 días. El cambio de una lámpara, por ejemplo: el ciudadano abre la solicitud y en 7 horas la lámpara ya fue reemplazada. La poda de árboles también se realiza el mismo día”
— Bruno Crispim, Coordinador de Tecnología de la Información y Comunicaciones de la Municipalidad de João Pessoa
Esta eficiencia impacta directamente en el presupuesto municipal: el potencial de ahorro indirecto alcanzó los R$ 62 millones. Los recursos financieros, ahorrados en costos operativos, ahora pueden ser redirigidos a inversiones prioritarias para la población.
“El ahorro no es solo en papel. También hay ahorro en combustible para la entrega de documentos físicos. Antes, era necesario que un conductor saliera de aquí para llevar documentos a firmar a secretarías ubicadas a 8 o 10 km de distancia”
— Bruno Crispim, Coordinador de Tecnología de la Información y Comunicaciones de la Municipalidad de João Pessoa
Gestión pública digital: ahorro, sostenibilidad y madurez
1Doc optimizó la forma en que la Municipalidad de João Pessoa gestiona sus solicitudes. La plataforma permite ofrecer una amplia variedad de servicios en línea para el público interno y externo —desde defensoría del ciudadano y e-SIC, hasta protocolos internos y solicitudes técnicas— convirtiéndose en un elemento clave para la eficiencia de la gestión.
La experiencia de la Municipalidad de João Pessoa con 1Doc demuestra cómo la digitalización puede transformar la rutina de un organismo público. Esta alianza exitosa consolida una base sólida para la transformación digital y para una gestión cada vez más inteligente.
“¡La integración entre los sectores es impresionante! Hay procesos que pasan por 34 secretarías. ¿Se imaginan cómo era eso en papel?”
— Bruno Crispim, Coordinador de Tecnología de la Información y Comunicaciones de la Municipalidad de João Pessoa
Los resultados obtenidos demuestran que 1Doc es una aliada estratégica para la evolución de los procesos, con una tecnología intuitiva y colaborativa que garantiza:
- Más de R$ 62 millones en ahorro, mediante la eliminación de costos indirectos como papel, logística y combustible;
- Más de 81 millones de impresiones evitadas, reafirmando el compromiso con la sostenibilidad;
- Agilidad y transparencia a gran escala: más de 239 mil notificaciones enviadas automáticamente y 40.763 firmas digitales mensuales que garantizan validez y trazabilidad documental.
“Ahora que 1Doc está implementado, no hay ninguna posibilidad de dejar de usarlo”
— Bruno Crispim, Coordinador de Tecnología de la Información y Comunicaciones de la Municipalidad de João Pessoa
Transformación digital efectiva para una gestión pública más eficiente
Con la digitalización, la Municipalidad de João Pessoa consolidó una base sólida para la transformación digital y para una gestión cada vez más inteligente.
Esta colaboración demuestra que 1Doc va más allá de una plataforma: es un agente estratégico en la evolución de la gestión pública, impulsando procesos más eficientes y un mejor servicio al ciudadano.
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