En los últimos años, el ritmo de la transformación digital ha hecho que las tecnologías emergentes sean una realidad cotidiana ineludible, que promueven enormes beneficios al automatizar trámites e, incluso, sustituir metodologías tradicionales por opciones como, por ejemplo, la estrategia cero papel.
Además de simplificar muchos aspectos de nuestra vida personal, las innovaciones progresivas también han cambiado la manera en que trabajamos, impactando en la estructura, organización y funcionamiento de las empresas e Instituciones, así como en el desarrollo de sus relaciones con los trabajadores.
Las prácticas en los flujos laborales están evolucionando y, gracias al impulso constante del discurso socioeconómico y ambiental, las tendencias comerciales como cero papel están cobrando velocidad debido a los grandes beneficios que conlleva su implementación.
En este contenido conoceremos más sobre qué es esta técnica, cuáles son sus ventajas y de qué forma es posible llevarla a cabo en el ámbito jurídico.
¡Continuemos!
A ciencia cierta, ¿qué es una estrategia cero papel?
Una estrategia cero papel no es una idea nueva. De hecho, se planteó por primera vez en la década de 1970, cuando las tareas administrativas en línea y las comunicaciones con clientes y empleados eran complicadas.
Dando un gran paso hasta la actualidad, la tecnología finalmente se ha puesto al día con la imaginación de los últimos años: la posibilidad de oficinas paperless o sin papel, ahora es factible.
Entonces, con el uso de herramientas digitales que ahora son más asequibles y disponibles, hacen posible la automatización de operaciones administrativas y evitan el uso de este material; lo que es atractivo para las organizaciones, pues como solución única puede ser:
- Muy caro;
- Ineficiente —en términos de procesamiento del personal—;
- Propenso a extraviado.
Por lo tanto, dejar de usar papel y cambiar las comunicaciones en línea puede mitigar muchos de los potenciales problemas que podrían afrontar las Instituciones, esto se debe a que las plataformas digitales —en particular las que se basan en la tecnología de la nube—, son:
- Más económicas, gracias a la reducción de costes de impresión innecesarios;
- Rastreables: hay registros de auditoría en tiempo real, lo que significa que siempre conoceremos el estado de los documentos;
- Ahorro de tiempo: gracias a la automatización de tareas manuales y repetitivas;
- Más seguros: en sistemas y redes protegidos.
¿Cuáles son los beneficios que obtendrá al implementar esta metodología?
A continuación, vamos a detallar los 4 principales beneficios que obtendrá al implementar una metodología cero papel:
1. Mayor rentabilidad y retorno de la inversión
Para una empresa promedio, una estrategia de cero papel tiene muchas ventajas. Puede aumentar la rentabilidad de la empresa y el Retorno de la Inversión —ROI—, también tiene la capacidad de aumentar la productividad, eficiencia y acelerar la fluidez de la comunicación interna y externa en la organización.
En particular, esto puede significar que las empresas comiencen un proceso de desmaterialización como una técnica sostenible general; dejar de usar papel es una parte integral de una responsabilidad corporativa social empresarial.
2. Gran ahorro económico
Bajo otra perspectiva, esta táctica es una pieza clave estratégica para mejorar la economía de las Instituciones públicas y optimizar sus labores como, por ejemplo, el Poder Judicial.
Gracias al uso de tecnologías de automatización de procesos y migración digital de expedientes físicos como lo es el SAJ, en un período de 3 años de Gestión Judicial virtual se ahorran más de 20 millones de toneladas de papel, lo que representa un monto aproximado de USD $12.5 millones.
3. Operaciones mucho más rápidas
Con los sistemas tradicionales se realizaba un etiquetado de papel para marcar la posición de ciertos actos, pegatinas de colores para indicar circunstancias especiales en los procesos judiciales e, incluso, hilos para atar las demandas relacionadas o autos dentro de la causa en carpetas donde se deterioraba con el tiempo y uso.
Actualmente, el sistema proporciona filtros por tipo de documento, autor de la pieza, su origen, relación entre los registros principales y secundarios.
En otras palabras, si el usuario solo requiere evaluar los actos de la parte activa, solo necesitará de un par de clicks, y listo. Lo mismo para la parte pasiva, decisiones de la Magistratura y documentos producidos por la Secretaría.
Teniendo en cuenta otras necesidades, es una solución fácil e inmediata que bajo el esquema anterior de trabajo en Tribunales era completamente inimaginable.
Y, es que, ¿cómo podría alguien saber inmediatamente dónde se menciona un nombre sin haber hecho un buen índice? Hoy en día, esto se logra con búsquedas textuales que arrojan resultados en segundos.
4. Expedientes digitales: una garantía de la integridad de los documentos
Existen situaciones que por motivos tanto de fuerza mayor, como por caso fortuito, los documentos en físico pueden sufrir graves daños que comprometan su contenido como, por ejemplo, inundaciones o incendios.
Esto ha llegado a causar la destrucción de miles de cuadernos procesales, muchas veces comprometiendo definitivamente la disposición jurisdiccional.
Es por esta razón que la mayor seguridad e integridad de la información contenida en los expedientes en los procesos digitales es incuestionable, después de todo, no hay forma que las partes puedan sustraer su contenido obrando de mala fe.
Evidentemente, esto debe conllevar un esfuerzo para su mantenimiento, por lo que incorporar softwares para la Gestión Judicial como el del SAJ es imprescindible.
Esto se debe a que su plataforma en la nube es totalmente segura y se encarga de realizar respaldos —backups— que permiten la recuperación de datos y su uso rápido cuando sea necesario, asimismo, permiten el uso de firmas electrónicas que garantizan la temporalidad, integridad y no repudio de cada documento que esté en el proceso.
¿De qué forma poner en marcha esta estrategia en el área jurídica?
El primer paso para llevar a cabo una estrategia cero papel, es invertir en un software de automatización Judicial, ya que promueve la simplificación de las tareas diarias y procedimientos de Procuradurías, Ministerios Públicos, Tribunales, entre otras Instituciones; logrando grandes cambios a nivel de uso de suministros de oficina e impacto ambiental.
Por otro lado, existe una metodología de éxito comprobado que se basa en 4 fases para promover la Justicia con tecnología:
1. Cambio de medios
Este primer paso consta de, como venimos conversando, salir del papel a una realidad electrónica, buscando digitalizar tanto los procedimientos como la información mediante la incorporación de un software de automatización Judicial.
En consecuencia, en un mismo programa podremos observar los expedientes virtuales, estado de la causa, verificar las decisiones emanadas por el Tribunal, entre otras acciones.
2. Automatización de los procedimientos
La automatización de los procedimientos se obtiene mediante la implementación de un programa informático, como lo es el SAJ, que configura los flujos de trabajo.
Es una tecnología en continua evolución que promueve una gran reducción en el tiempo de trámite de los procesos judiciales y agilidad en las tareas burocráticas diarias de Magistrados y servidores.
3. Integración entre instituciones
La transformación digital de la Justicia no tendría sentido si únicamente se digitalizaran los trámites y procedimientos internos.
Una estrategia cero papel en Instituciones de Justicia, también tiene contribuye con los que acceden en la defensa de sus Derechos gracias a la interoperabilidad de las integraciones.
Es por esta razón que las soluciones del SAJ, atienden de manera integrada las necesidades de las Instituciones del Poder Judicial y privadas y son referencias de informatización mediante la aplicación del Big Data, Analytics e Inteligencia Artificial.
Han desarrollado un “Ecosistema de Justicia Integrado”, donde actúan Tribunales, Ministerios Públicos y Fiscalías, trabajo para abogados privados, Procuraduría —o abogacía pública— y los ciudadanos.
De esta forma, las notificaciones, estados, decisiones, expedientes y entre otro gran número de acciones, podrán ser visualizadas desde la plataforma del sistema en línea.
4. Apoyo a la toma de decisión
La estrategia cero papel, a su vez, coadyuva en la toma de decisiones acertadas en todas las esferas de la organización, niveles operativos, tácticos y estratégicos, por medio de estadísticas y analítica construida específicamente para las necesidades judiciales.
Al incorporar esta táctica, el área Jurídica obtendrás los siguientes resultados inmediatos:
- Integración entre ecosistemas;
- Control de plazos;
- Trazabilidad de los datos;
- Trámites procesales más rápidos cumpliendo los plazos establecidos por ley;
- Estadísticas automáticas y estructuradas;
- Expedientes digitales;
- Automatización de tareas y acciones repetitivas.
Conclusión
Llegado hasta este punto, podemos determinar que una estrategia cero papel es el primer paso para comenzar el proceso de digitalización del Poder Judicial.
Por otro lado, la organización de documentos que integran el proceso judicial es un asunto de gran relevancia y que, incluso, compete al adecuado cumplimiento de múltiples principios del Derecho.
Ciertamente es un proceso que evolucionó gracias a la incorporación de nuevas tecnologías como, por ejemplo, de automatización judicial, no obstante, su esencia y propósito siguen siendo los mismos.
Por ello, es inapelable señalar que la tecnología reduce el consumo de papel en las empresas; es un tema del que necesitará seguir leyendo. ¡Buena lectura!
