A menudo se ha dicho que el tiempo es nuestro “recurso más escaso”. Por lo tanto, todos debemos invertir y utilizarlo con prudencia.
Cuando lo pensamos de una manera filosófica y realista, todos tenemos, en esencia, la misma cantidad, solo que algunos hacen una mejor gestión del tiempo que otros.
Este bien intangible también es uno de los más valiosos en lo que a la impartición de Justicia se refiere, después de todo, cada caso tiene un lapso perentorio.
Que un procedimiento perima o caduque resulta una mala praxis que no puede suceder si hablamos del trabajo para abogados.
Ahora bien, si nos colocamos dentro de las Instituciones del Poder Judicial, un óptimo manejo del tiempo tiene como resultado prevenir la dilación de los procesos y garantizar el derecho de celeridad procesal para todas las partes interesadas.
Siga leyendo, en este contenido vamos a entrar en detalle sobre las maneras más idóneas para hacer más, con menos y que el día rinda tal cual como se necesita.
Fundamentos básicos de la gestión del tiempo
Analice cualquier empresa establecida y es probable que encuentre las siguientes preocupaciones explícitamente abordadas:
- Gestión de recursos humanos para el reclutamiento, selección y contratación de personal;
- Gestión financiera para la elaboración de presupuestos, operaciones y análisis de rendimiento;
- Gestión de capital para buscar financiación e inversiones.
Esto es algo que también sucede en las Instituciones de Justicia, donde los trámites administrativos conllevan una cantidad de tiempo que, en ocasiones, pueden llegar a afectar los lapsos perentorios de los procesos.
Sin embargo, si buscamos un aspecto dedicado específicamente a la gestión del tiempo, puede que acabemos decepcionados.
Se trata de una disciplina que se centra en la planificación de la cantidad o la duración del tiempo que se dedicará a actividades específicas, a menudo con el objetivo de aumentar la eficacia y eficiencia.
Sus raíces más antiguas se remontan a cuando Frederick Taylor desarrolló sus técnicas científicas de gestión para mejorar la productividad de los trabajadores en el trabajo. Por supuesto, el concepto de gestión del tiempo ha evolucionado, haciéndolo más sistemático y lógico en sus enfoques.
En el Poder Judicial, las buenas prácticas para rendir mejor las actuaciones jurídicas dentro de Juzgados, Tribunales e, incluso, las interoperabilidades con otros organismos, ya sea Ministerio Público, Fiscalías o hasta la abogacía privada se refiere a la asignación y distribución del tiempo entre las actividades que lo demandan, en función de un orden lógico y legal de la asignación de prioridades.
En este sentido, la gestión del tiempo también puede denominarse «presupuestación» del tiempo, de modo que se asigne el lapso correcto a la tarea o actividad idónea.
Debe notarse que el tiempo en sí mismo no será, y no puede ser administrado; lo que maneja es cómo usa ese tiempo que tiene, con el pleno conocimiento de que es limitado.
7 buenas prácticas para una exitosa gestión del tiempo
El concepto de una buena gestión del tiempo en las Instituciones de Justicia, abarca lo siguiente:
1. Planificación jurídica efectiva
Las actividades judiciales que se realizarán durante el día deben planificarse con anterioridad y teniendo en cuenta los plazos de los procedimientos dependiendo del derecho procesal que los engloba.
Esto podría hacerse a través de algo tan simple como un “to-do-list”, o podría ser tan elaborado o detallado como en un plan de tareas.
Es más fácil administrar su tiempo cuando puede ver fácilmente todas sus tareas presentadas frente a usted y cuándo vencen.
Para esto, una plataforma de gestión judicial como la del SAJ es lo ideal, ya que permite organizar sus tareas de una forma totalmente didáctica y sencilla, lo que crea la responsabilidad para usted, y su equipo de trabajo, para completarlas de manera oportuna y eficiente.
Los actos deben enumerarse en orden lógico de prioridad, con las actividades más relevantes en primer lugar si, por ejemplo, están haciendo la presentación de un escrito de la demanda. Lo primero que debemos hacer luego de recibirlo, es buscar un proceso de digitalización en el software de gestión judicial para que esté disponible cuanto antes para todas las partes del proceso y otros actos como la asignación del juez de la causa.
Incluya el tiempo asignado para cada tarea o actividad. Utilizará ese listado como su guía en el orden de cómo debe lograrlos.
2. Establecer metas realistas
Al planificar, siempre debe tener un objetivo a la vista. Después de todo, ¿cómo sabremos que hemos hecho las cosas bien, si no conocemos a dónde vamos?
¿Qué objetivos desea lograr? ¿Cuáles metas debemos asignarle a cada funcionario dependiendo de su labor?
Estos objetivos son los que lo guiarán, para llevarle en la dirección correcta. Al establecer objetivos, asegúrese de que sean claros, realistas y alcanzables.
Y, por sobre todas las cosas, que sean en pro de beneficiar el acceso de los ciudadanos a la Justicia.
Un claro ejemplo en este caso es implementar efectivamente, en toda la Institución de Justicia o en el Poder Judicial en general, softwares de automatización y gestión judicial para optimizar los flujos de trabajo y que todos los Tribunales y demás organismos queden totalmente interconectados.
3. Siempre estar pendiente de los plazos de caducidad y perentorios
Los plazos de cada proceso están tipificados en el cuerpo normativo, por lo que debemos ajustarnos a ellos y procurar que se cumplan.
No obstante, también están esas actividades administrativas que realizan los servidores de la Justicia que, aunque no aparezcan tal cual en la ley, deben ser ejecutadas al pie de la letra para mejorar los actos jurídicos a los que están ligados.
Anteriormente, cuando estaba planificando, estableció un marco de tiempo para cada actividad, por lo que debe haber una fecha límite para completarla.
Una señal de una buena gestión del tiempo es poder realizar sus tareas mucho antes de la fecha límite prevista.
4. Delegación de deberes y responsabilidades
Por mucho que queramos, simplemente hay cosas que no podemos hacer por nuestros propios medios. A veces, hay que pedir ayuda o asistencia. Si usted es un líder de equipo en un determinado proyecto con un límite de tiempo, no puede hacer todo solo.
Tiene miembros del equipo que están allí para trabajar con usted; parte de la gestión del tiempo es la capacidad de delegar responsabilidades, de acuerdo con las calificaciones, el conjunto de habilidades y la especialización de cada individuo.
Esto asegurará que las tareas se lleven a cabo de manera más fluida y definitivamente más rápida.
5. Priorización de actividades
Simplemente hay tareas que requieren más atención que otras.
Al enumerarlas, puede clasificar fácilmente las que deben tratarse con urgencia y las que pueden dejarse para más adelante.
Su trabajo aquí es hacer la distinción, para que la labor se pueda asignar de manera más efectiva y el tiempo se pueda asignar de forma más eficiente a aquellas tareas que son de alta prioridad.
6. Establezca plazos de obligatorio cumplimiento
La práctica legal está llena de plazos externos, pero también debe establecer los suyos propios para todo lo que hace, incluidas las tareas diarias y rutinarias.
Determine cuánto tiempo debe tomar racionalmente cada tarea y fije una fecha límite para que la realice.
Estos deben tratarse como “deadlines” de la Institución del Poder Judicial y agregarse al calendario o lista de tareas pendientes.
También debe darse plazos para realizar tareas comunes, como devolver llamadas telefónicas o responder correos electrónicos. Todos estos pequeños pero significativos pasos ayudarán a reducir la tentación de procrastinar.
7. Aproveche la tecnología
La Justicia con tecnología ha revolucionado la práctica del Derecho, lo que ha llegado a escalar hasta lograr una Justicia totalmente digital, como es el caso de la Jurisdicción Especial para la Paz —JEP— de Colombia, donde más de 308.177 víctimas se han acreditado en los 7 macrocasos abiertos en la Jurisdicción.
Gracias al software del SAJ, han podido mejorar la gestión del tiempo, llegando a adoptar más de 2.891 decisiones judiciales.
Este tipo de plataformas en las Instituciones de Justicia permiten automatizar las tareas repetitivas y de menor relevancia.
Utilizando este elemento en su ecuación y considerando distintas Instituciones de Justicia que utilizan SAJ, se ha podido llegar hasta un 620% de reducción en la duración del tiempo de trámite y mejora de hasta 90% de la velocidad de procesamiento entre el reparto del caso y el primer acto del magistrado.
Con solamente la automatización del reparto de procesos y la incorporación de documentos, se llegó a un ahorro de 25.7 millones de horas de trabajo que ahora se usan de manera más asertiva y estratégica para la sociedad.
Asegúrese de aprovechar esos avances, donde la tecnología reduce el consumo de papel y promueve su incorporación en los flujos de trabajo de manera que trata de eliminar el trabajo innecesario y buscar limitar los procesos manuales, tradicionales, burocráticos y obsoletos lo más rápido posible.
Entonces, ¿quiere tener más información relevante sobre las herramientas digitales? De ser así, lo invitamos a conectar con nuestro contenido: “La tecnología reduce el consumo de papel en las empresas”.
