Cuando están bien diseñadas e implementadas, las herramientas digitales pueden ayudar a las empresas a optimizar y enfocar internamente sus procesos, mejorar los servicios a los usuarios y, así, obtener mejores resultados en las decisiones judiciales.
Al igual que muchos servicios gubernamentales diferentes, los sistemas de Justicia de todo el mundo están comenzando a recurrir a soluciones digitales para abordar sus problemas individuales; en medio de los muchos desafíos que enfrentan, no hay dos idénticos y todos tienen obstáculos únicos.
En consecuencia, no hay una forma sino muchas para que un Tribunal se vuelva “inteligente” y, con esto, busque la digitalización de todos los integrantes del Ecosistema de Justicia, como lo son las partes interesadas, entre ellas, las organizaciones vinculadas en algún litigio.
Si bien el uso de software en el sistema judicial es tan antiguo como la computadora, el desarrollo de Internet, los servicios de computación en la nube han ampliado enormemente el alcance de las soluciones de resolución de problemas disponibles para mejorar la gestión jurídica.
Un claro ejemplo de esto son los softwares de automatización judicial, que fomentan un acceso 24/7 a los expedientes digitales y reducen la tasa de errores en el proceso que pueden llegar a costar muchísimo dinero.
Así, pueden abordar diferentes aspectos del funcionamiento de las instituciones de Justicia y la interacción de varias entidades con ellas; van desde herramientas administrativas internas hasta sistemas para mantener la integridad de los registros judiciales y ponerlos a disposición, recursos e interfaces externas para los usuarios de las Instituciones y plataformas para mejorar la velocidad y la accesibilidad de los procedimientos judiciales.
Si este es un tema del que quiere saber mucho más, entonces debe continuar leyendo hasta el final. Acá explicaremos cómo las organizaciones pueden obtener mejores resultados en la Justicia con tecnología.
Obtener mejores resultados judiciales para las empresas: ¿Cómo es posible?
Respuesta corta: Sí. Todo gracias a las novedosas herramientas tecnológicas que han sido desarrolladas para que las instituciones puedan chequear el panorama jurídico de cada caso en el que actúan.
Sin duda, la tecnología ha descongestionado muchas trabas que existían en los procesos jurídicos tradicionales, lo que, en ocasiones, conllevaba a decisiones judiciales “Sin Lugar” para las entidades por problemas ya sean logísticos u operacionales.
Esto se debía a que, ante lo saturado que tenían los flujos de trabajo, también debían acudir y realizar actos presencialmente que no podían acudir, por lo que perimían los lapsos procesales.
Con plataformas de gestión y automatización judicial, como la del SAJ, ahora las organizaciones pueden gozar de sus 3 funcionalidades clave que definen el buen destino de las decisiones judiciales, entre ellas encontramos:
1. Planificación de recursos
Tras los sistemas judiciales se encuentran organizaciones que enfrentan desafíos familiares para muchos en el sector público y privado: cómo asignar mejor los recursos, incluso de manera eficiente, gestionar las finanzas, administrar los recursos humanos y ejecutar los procesos internos.
El uso de estas plataformas y la implementación en las empresas pueden variar desde aplicaciones de software discretas para funciones particulares hasta soluciones de transformación digital más completas para reinventar sistemas heredados y optimizar procesos.
En definitiva, esto ayuda a mejorar el flujo de trabajo debido a que agrega recursos destinados a la administración de actividades que serán ejecutadas —o por ejecutar—, escalonadas por carpetas y prioridades con acceso restrictivo o colectivo.
Usando esta tecnología, los procesos legales asumen un aspecto ampliamente automatizado, lo que faculta una ejecución de tareas mucho más ágil.
Además, la configuración de flujos laborales está dirigidos específicamente al trámite y control de documentos para evitar cualquier potencial inconveniente que pueda afectar las decisiones judiciales.
2. Información pública y servicio de asistencia virtual
La falta de información disponible públicamente sobre la ley y los procedimientos judiciales puede desanimar a las instituciones incluso a intentar acceder a los Tribunales para buscar justicia; esto es algo que no sigue sucediendo gracias al SAJ.
Los recursos en línea —bajo la tecnología de la nube— se encuentran optimizados para el acceso y uso a través de computadoras y dispositivos de teléfonos inteligentes pueden hacer que la información sobre la normativa aplicable, los recursos legales y los procedimientos judiciales, sean más accesibles instantáneamente para aquellos con una conexión a Internet.
Con algo que tenemos todos desde nuestras casas, como lo es el Internet, las partes interesadas podrán ingresar al Portal e-SAJ —externo—, por ejemplo.
Esto es, en esencia, una solución que sirve de puente facilitador del intercambio de información y agiliza los trámites procesales con servicios web enfocados en los departamentos jurídicos enfocados en todos los actores del Ecosistema de Justicia: ciudadanos, Tribunales, Ministerio Público, Fiscalías, abogacía pública y privada.
3. Archivo y transcripción
La mayoría de los casos legales son un asunto de registro público, sin embargo, producir, archivar, mantener y publicar estos registros puede ser una carga para las empresas.
Buscándole una solución a este inconveniente, encontramos que las herramientas basadas en la nube pueden facilitar la grabación, el archivo y el acceso electrónico a documentos judiciales y registros públicos de procedimientos; todo de manera remota, sin la necesidad de acudir a la Institución de Justicia.
Herramientas más avanzadas también pueden transcribir automáticamente estos registros.
Dichos softwares han sido implementados en el Tribunales de Sao Paulo, que hace poco más de una década era uno de los más improductivos, y hoy se ha convertido en uno de los más rápidos y cercanos a los ciudadanos.
Funciones como, por ejemplo, la Gestión Electrónica de Documentos —GED— que brinda los medios para la administración digital de documentos para que puedan ser almacenados, consultados y recuperados en cualquier momento y de forma rápida, son indispensables para que las organizaciones obtengan buenos resultados en procesos en la Justicia y decisiones judiciales favorables.
Revisión remota del proceso: ¿Cómo se lleva a cabo y cuál es su contribución?
Ahora bien, ¿cómo pueden optimizar los procesos judiciales de manera remota para obtener decisiones judiciales favorables?
Para esto, las instituciones deben tener la posibilidad de acudir a los archivos siempre que lo necesiten, por lo que un sistema de gestión y automatización judicial, contribuye en:
I. Presentación electrónica y gestión de documentos
Esta es una de las soluciones más implementadas e impactantes para los Tribunales en la actualidad.
Los sistemas de presentación electrónica y documentos pueden reducir significativamente la cantidad de papel que deben usar tanto las Instituciones de Justicia como las empresas, lo que lleva a una reducción de costos y el impacto ambiental muy significativo, así como a disminuir significativamente los desafíos logísticos asociados con la necesidad de presentar documentos físicos.
Esto representa, en un período de 3 años de implementación de gestión de SAJ, más de 20 mil toneladas de papel ahorradas, lo que representa aproximadamente USD $12.5 millones. Un dato impresionante, ¿no le parece?
Y, es que, los usuarios y operadores de las instituciones de Justicia ahora pueden presentar y acceder a los documentos necesarios de forma remota en cualquier momento conveniente, no solo durante el horario normal de funcionamiento, y esto impacta automáticamente en el sistema de la plataforma de gestión judicial.
Muchos jueces también utilizan estas soluciones para prepararse mejor antes de las audiencias y emitir decisiones, lo que pueden hacer desde sus hogares mediante las audiencias virtuales.
Lo que sucede es que, gracias al expediente digital, los proveedores de este servicio han desarrollado una línea de tiempo con todos los documentos e historial de actuaciones que conforman un foliado electrónico del proceso.
En efecto, todo esto podrá ser visualizado y manejado por las organizaciones, permitiendo el uso de marcadores, apuntes, trabajo compartido y la incorporación de PDF u otros formatos al expediente.
En paralelo, podrán ser consentidas las actuaciones mediante el uso de la firma digital que es ampliamente aceptada por las legislaciones por toda América Latina.
II. Consultas de procesos y peticiones
Normalmente, los procesos jurídicos y la necesidad de definir acertadas decisiones judiciales comprometen el tiempo del equipo que hace el trabajo para abogados de consulta y revisión de peticiones.
No obstante, gracias a las tecnologías punteras, ahora puedes realizar consultas de procesos y peticiones debido a que las soluciones de automatización y gestión judicial permiten que los usuarios hagan búsquedas al expediente digital de forma integrada y unificada.
Estas solicitudes y documentos que las integran, también pueden ser consultadas usando filtros de búsqueda garantizando celeridad, transparencia y, sobre todo, un gran ahorro en el tiempo de los trabajadores designados que ahora podrán dedicar más horas a otro tipo de labores de mayor relevancia.
III. Herramientas de colaboración e integración
Las herramientas de colaboración pueden presentarse en muchas formas diferentes y ser componentes de soluciones de gestión de documentos que aseguran la eficiencia.
Siguiendo con el ejemplo del SAJ; se trata de un sistema preparado para construir puentes que permitan una interacción rápida y eficaz entre los órganos judiciales y las empresas.
Claro está que cada nueva necesidad es satisfecha velozmente gracias a su arquitectura de sistema que fue diseñada para recibir nuevos conectores siguiendo los estándares más modernos y seguros.
Asimismo, busca integrar con otros sistemas e intercambiar datos críticos de inmediato, de manera segura y abierta para permitir la automatización procesal.
¡Esta es la base para mejorar los resultados en procesos en la Justicia!
Es por esta razón que estas herramientas representan el futuro de las gestiones judiciales empresariales, después de todo, la tecnología también reduce el consumo de papel en las organizaciones. ¡Lea más sobre el tema!
