La tecnología ha cambiado la manera en que afrontamos la vida y nos ofrece herramientas para resolver problemas de forma muy sencilla. Una de esas soluciones está relacionada con el sistema de justicia y son los expedientes digitales.
Se trata de una poderosa herramienta digital, que se utiliza para almacenar grandes volúmenes de documentos legales que pueden consultarse en cualquier momento.
El uso de expedientes digitales ha tenido un efecto cambiante en la forma de gestionar la información en el poder judicial, facilitando el trabajo al personal que labora en las instituciones públicas y aumentando las posibilidades de acceso al sistema legal para la ciudadanía.
De igual forma, la utilización de expedientes electrónicos en el sistema Judicial ha representado un ahorro de tiempo y recursos para los ciudadanos y para el propio Estado. Y, son una representación del avance de la tecnología y de la migración masiva al mundo digital.
En las próximas secciones, vamos a profundizar sobre los expedientes digitales y su uso en el poder judicial, sus partes, los beneficios que ofrece al sistema y el impacto que ha tenido en la gestión de información.
Comprendiendo el expediente digital en el Poder Judicial
Un expediente digital o electrónico en el poder judicial, es un conjunto de archivos o documentos digitales que se conservan en una determinada plataforma o sitio web. Pueden pertenecen a diferentes personas o empresas, pero son de fácil ubicación y almacenamiento. Pues, no requiere ni grandes cantidades de papel ni de espacio físico para ser almacenados. Al contrario, los expedientes digitales son de fácil acceso y manejo.
Tener expedientes digitales en el sistema de justicia es muy útil para conservar los documentos de forma segura y personalizada. De igual forma, se minimizan las posibilidades de plagio y duplicados a documentos importantes.
De cierta forma, cualquier persona puede tener un expediente digital judicial, y por sí mismo o incluso su abogado puede ingresar al sistema con un usuario y clave única para observar su expediente. Claro, que además del expediente, también puede observar el estado o avance de los trámites que está realizando en el sistema de justicia.
¿Qué partes tiene un expediente digital?
Las partes o documentos que suelen tener los expedientes digitales en el sistema judicial son:
Documentos o planillas
Se trata de todos las cartas, documentos o plantillas que integran el expediente de la persona o empresa. El expediente digital no suele tener un número definido de documentos, sino que, todo dependerá de las características y del historial de la persona.
Algunos ejemplos de los documentos que nos podemos encontrar en un expediente digital son actas de comercio, títulos de propiedad, declaración de impuestos, demandas, apelaciones, trámites resueltos, entre otros.
Identificación de la institución
El expediente digital debe incluir necesariamente el logo, la identificación y el respectivo membrete de la institución en la que reposa o se almacena el expediente. También es posible que un mismo expediente existan documentos que están identificados con membretes de otras dependencias o instituciones públicas.
Por ejemplo, el expediente de una persona puede incluir un documento de registro civil y un fallo de un juzgado. Asimismo, el expediente de una empresa puede incluir un registro de comercio y documentos relacionados con declaración de impuestos.
Identificación del ciudadano o empresa
Todos los expedientes digitales deben incluir los datos e identificación de la persona o empresa a la cual le pertenece dicho expediente. Si se trata de una persona, se deben incluir sus nombres, número de identificación, teléfono de contacto y su ocupación u oficio.
En el caso de una empresa, se debe incluir la dirección, su actividad económica principal, número de empleados, ubicación de sucursales (si las posee), fecha de constitución, entre otros datos que se consideren necesarios.
Firma digital
Los documentos que integran un expediente digital deben incluir la firma digital. Normalmente, es la firma digital de un juez en caso de que exista una decisión de un juzgado y también puede ser la firma digital de un abogado o apoderado de algún ciudadano. En ocasiones, la firma digital del apoderado también es requerida.
Sin embargo, la firma digital también puede ser de una notaría o cualquier institución pública con la que la persona o empresa que tiene el expediente digital, se ha visto relacionado. Vale la pena mencionar que existen muchos documentos que han sido digitalizados y que no poseen firma digital, sino que la ejecutada con tinta y huella húmeda. Este tipo de documentos, también son válidos y se consideran parte del expediente digital.
Otros documentos
Los expedientes digitales también pueden incluir documentos de diferentes tipos que aportan otros datos del ciudadano o de la empresa. Por ejemplo, las propiedades que posee el ciudadano, su estado civil, patrimonio, entre otros.
Es importante tomar en cuenta que la extensión de un expediente dependerá de la persona y de las actividades que desempeña. Así, por ejemplo, será más extenso el expediente digital de un preso político que el de un ciudadano común que realiza actos de comercio.
Beneficios de utilizar un expediente digital en el Poder Judicial
Los principales beneficios o ventajas de instaurar expedientes digitales en el poder judicial son:
Reducción en los costos asociados de impresión y almacenamiento
Cuando se utilizan expedientes digitales en el sistema judicial, no es necesario imprimir los documentos que se utilizan para gestionar o resolver trámites. Al contrario, todos los documentos se generan de forma digital e incluso pueden corregirse sin necesidad de gastar hojas de papel de forma innecesaria.
Al mismo tiempo, los grandes espacios y archivos digitales que antiguamente se manejaban para almacenar los documentos correspondientes a cada expediente ya no son necesarios. Pues, los expedientes se almacenan en la nube, al igual que todos los documentos que han sido digitalizados.
Agiliza las actividades y los tiempos de espera
Las actividades de búsqueda, y localización de expedientes físicos suelen demorar o entorpecer las actividades administrativas. Y, también hacen que los ciudadanos o sus representantes deban esperar mucho tiempo cuando se dirigen a alguna institución del sistema judicial para realizar un trámite.
Sin embargo, con el uso de expedientes digitales, estos procesos de búsqueda se automatizan y se realizan en muy cortos periodos de tiempo. Pues, la web de la institución judicial suele tener un índice o buscador, donde solo hay que incluir el nombre o apellido del ciudadano para ubicar fácilmente su documentación.
Disminución de los riesgos
Los riesgos asociados a los expedientes físicos son principalmente el desgaste de las hojas de papel, falsificación de firmas y la pérdida de los propios documentos. Pero, los expedientes digitales reducen significativamente el riesgo de pérdida y de deterioro. Incluso, el riesgo de falsificación, pues las firmas digitales son instrumentos únicos, personalizados y difícilmente pueden duplicarse.
Posibilidades de autogestión
Cuando se manejan expedientes de forma física, las personas deben dirigirse personalmente a la institución del poder judicial para ejecutar o solicitar el trámite. Eso implica, gastos de transporte, tiempo y dinero. Pero, la gestión de expedientes digitales ha modificado todas estas actividades.
Hoy en día las personas pueden acceder desde su computadora de escritorio o teléfono móvil para ingresar a la web de la institución. Allí, podrá ver de forma automática y segura su expediente digital, documentos y estado de las diligencias que tiene en proceso.
Transparencia
Con el uso de expedientes digitales en el sistema judicial, las posibilidades de burocracia se disminuyen. Pues, cada persona o su representante puede observar su documentación y el avance de sus procesos. De manera que, la transparencia es uno de los valores fundamentales de los expedientes digitales.
¿Cuál es el impacto de los expedientes digitales en la gestión de información judicial?
En primer lugar, ha permitido automatizar, agilizar y gestionar procesos y tareas administrativas. Como también, ha permitido aumentar la eficiencia y eficacia de las instituciones judiciales y, los niveles de confianza y aceptación que estas tienen con la ciudadanía.
Ahora, en cuanto a la gestión de la información, todo es mucho más automático y sencillo. Hoy en día, la información puede fluir a lo largo de la cadena jerárquica de la institución, no existen sesgos y las posibilidades de opacidad están notoriamente reducidas.
La gestión de información ya no demanda mucho tiempo a los trabajadores, al contrario, pueden realizarse en cuestión de minutos. Y, los colaboradores pueden dedicarse a otros tipos de actividades que ya no sean la búsqueda de documentos físicos durante horas.
La migración al mundo digital ha disminuido de forma significativa el riesgo de pérdida y plagio de documentos. También, las firmas digitales aumentan la ética y el nivel de seguridad en los procesos legales.
No cabe duda de que los expedientes digitales en el sistema judicial han tenido un impacto positivo en la cotidianidad de los ciudadanos y del Estado, haciendo mucho más fácil y rápido el acceso a documentos legítimos y la ejecución de trámites legales.
Ahora que ya conoce mucho más sobre los expedientes digitales, le invitamos a que conozca más sobre los indicadores de nuestra Solución Automatizada de Justicia (SAJ).
