La tecnología basada en la nube está haciendo que el trabajo legal remoto sea más común en los últimos años. Entonces, ¿para qué sirve la firma digital en estos procesos judiciales electrónicos?
Principalmente, para prestar consentimiento sin la necesidad de acudir físicamente, lo que agiliza los procesos.
Ahora, con la crisis global en evolución que impulsa a los profesionales legales al teletrabajo, es probable que haya más desafíos al navegar por las consideraciones prácticas de aprender a trabajar desde casa.
Sin poder conocer a las partes en persona, ¿es posible (y legal) usar firmas electrónicas en documentos legales?
En muchos casos, la respuesta es sí. Y es justo por esta razón por la que hemos elaborado este contenido donde explicaremos qué son las firmas digitales.
Firma digital: ¿Qué es?
Una firma digital, se trata de un tipo de firma electrónica; esta herramienta digital es un algoritmo matemático que se usa habitualmente para validar la autenticidad e integridad de un mensaje de datos.
Estas crean una huella electrónica virtual que es exclusiva de una persona o entidad y se utilizan para identificar a los usuarios y proteger la información en mensajes o documentos virtuales. En los correos electrónicos, por ejemplo, el mismo contenido se vuelve una parte de este sistema debido a que hay información sensible y que deberá ser firmada por las partes.
¿Para qué sirve la firma digital en el ámbito legal?
Ahora bien, ¿para qué sirve la firma digital en el Sistema Jurídico? Esto abarca muchos aspectos.
Desde adaptarse a los cambios tecnológicos (como usar una VPN de acceso remoto) hasta colaborar con los ciudadanos y entre diferentes Instituciones de Justicia a distancia (con las videollamadas convirtiéndose en una realidad diaria).
Algunos Tribunales han tenido que hacer ajustes significativos al hacer la transición a trabajar desde casa; como sucedió con el Tribunal de Justicia de Sao Paulo.
Esto nos lleva a adaptar uno de los aspectos más esenciales del trabajo legal, las firmas, a un mundo en línea.
Teniendo esto en cuenta, ¿para qué sirve la firma digital? A continuación, te vamos a dar 3 claros ejemplos:
Para darle validez al trabajo remoto
Si bien es cierto que el modelo de trabajo remoto es una novedad y una situación que ocurrió durante la pandemia del COVID-19, esta metodología laboral debe estar sujeta a la prestación de consentimiento de las partes.
Las Instituciones que ya estaban actuando en teletrabajo en el inicio de los aislamientos sociales tuvieron más facilidad para adaptarse a la nueva rutina debido a que poseían la tecnología ideal para esto como, por ejemplo, el sistema de gestión judicial de Softplan, el SAJ.
Por lo tanto, todas las actuaciones que se llevaban a cabo como, por ejemplo, audiencias virtuales y firma de las partes sobre algún caso en particular, eran realizadas haciendo uso de esta tecnología.
¿Para qué sirve la firma digital en este caso? En pocas palabras, para darle validez a los actos jurídicos que son ejecutados a distancia.
Garantizan integridad y temporalidad
Uno de los puntos críticos y entender para qué sirve la firma digital en el ámbito judicial, es que le otorga fecha cierta al acto en el momento que se usa esta solución.
De este modo, se garantiza la integridad, temporalidad y el no repudio de cada documento que integra el proceso.
Incorporación de documentos y peticiones
La incorporación y gestión de documentos, tal como se registra en Tribunales, requiere de la firma del abogado o de la persona que los consigna, y es acá donde entra en acción.
Por otro lado, el registro de la petición inicial también puede ser hecho gracias a esta tecnología junto con su integración con el sistema de gestión judicial a través del Portal e-SAJ, lo que permite agilizar los procesos y darle un sustento electrónico a los documentos, almacenándolos, protegiéndolos y pudiendo ser restaurados en cualquier momento.
¿Qué debe saber antes de incorporar esta tecnología en su institución?
Las firmas electrónicas o digitales son un método para autenticar a una persona como fuente de un mensaje digital e indican su aprobación de la información contenida en el mensaje.
Las firmas digitales incluyen:
- firmas digitalizadas: una firma manuscrita escaneada insertada como una imagen; uso de bloques de firma (por ejemplo, en correos electrónicos).
- formularios en línea: formularios de Adobe; aprobaciones de flujo de trabajo en aplicaciones (por ejemplo, partes de horas).
- firmas digitales: uso de código digital y tecnología de encriptación para verificar el contenido de un documento electrónico.
6 buenas prácticas para implementarla en Instituciones de Justicia
Ahora bien, ¿cuál es la mejor forma para implementar esta tecnología en las Instituciones de Justicia?
Como toda organización, todos los integrantes del Ecosistema de Justicia Integral es posible que requieran por cuestiones legales, que sus registros estén en un formato particular.
En ausencia de un requisito legislativo específico, se debe utilizar un enfoque basado en el riesgo para decidir si se tiene que utilizar una firma digital o física (manuscrita).
Si está implementando firmas digitales, debe:
- realizar (y documentar) una evaluación de riesgos para el uso de firmas digitales: algunos registros pueden requerir formas de identificación/autorización más sólidas que otros (por ejemplo, documentos contractuales por encima de un cierto valor).
- realizar un análisis ambiental de los requisitos comerciales u otras obligaciones legales o políticas que puedan requerir firmas «húmedas».
- desarrollar y documentar procesos y/o políticas y responsabilidades relacionadas con el uso de firmas digitales.
- asegurarse de que se entiendan los procesos desarrollados recientemente para que puedan implementarse como práctica comercial estándar (para la defensa).
- garantizar que se implementen las medidas de seguridad adecuadas para evitar cualquier uso no autorizado de firmas digitales.
- administrar adecuadamente el documento al que se le ha agregado la firma como registro, para asegurar que mantenga sus características completas y confiables a lo largo de su vida.
¡Ya conoce más sobre esta tecnología! Si quiere más información sobre soluciones lawtech, estamos para ayudarle.
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