Asumir la necesidad de crecer, innovar o cambiar de dirección son premisas impulsadas por la gestión del cambio en cualquier organización. Como escenario estratégico, alentado por los avances tecnológicos actuales, es una de las prácticas más comunes en diferentes sectores empresariales.
La gestión del cambio forma parte de las estrategias de innovación digital cuando la tecnología es considerada el eje central de los cambios.
Sin embargo, es necesario dejar por sentado que no se trata de un proceso aislado o automático. Ya que, las organizaciones están conformadas por individuos, los cuales serán los actores principales en dicha transformación.
En el ámbito del Poder Judicial, la gestión de cambio ha tomado un papel determinante para la atención de las necesidades procesales. Nuevos modelos, tecnologías y medios de comunicación se han convertido en la norma, que aún coexiste con los métodos tradicionales.
Sin embargo, es un hecho innegable que los sistemas de automatización judicial, la ciudadanía digital, la firma electrónica y los procesos en línea han llegado para optimizar el Sistema de Justicia. Pero que aún, estamos en proceso de adaptación a esta nueva realidad procesal, donde la gestión del cambio parece ser la clave del éxito.
¿Qué es la gestión del cambio?
Es una práctica que se utiliza para efectuar cambios significativos en una organización, como una nueva tecnología, estructura de gestión, fusión o modelo de negocio. En este sentido, se refiere a los esfuerzos necesarios para planificar, implementar y controlar las acciones necesarias para adaptarse a un nuevo entorno o situación.
De forma práctica, es un proceso planificado y estructurado, diseñado para gestionar y controlar el cambio organizacional en una empresa o institución. Consiste en la implementación de modificaciones significativas para la estructura, cultura, tecnología, procesos, recursos o cualquier otro aspecto relevante para el funcionamiento de la organización.
En el caso del Sistema Judicial, como organización integral, la gestión del cambio aplica a varios niveles organizativos. Comenzando desde Instituciones, Juzgados, Tribunales y Defensa Pública, hasta las Firmas de Abogados y profesionales del Derecho de forma particular.
Características de los procesos de gestión del cambio
Una de las características principales de la gestión del cambio es que es un proceso continuo y no un evento único. Se necesita un enfoque sistemático y planificado para que los cambios sean efectivos y sostenibles en el tiempo.
Además, se trata de un proceso multidisciplinario que involucra a diferentes áreas de la organización, como la gestión, la tecnología y el personal. Por lo cual es indispensable contar con una comunicación clara y efectiva, asegurando que todos los miembros del equipo estén alineados en cuanto a las acciones, y su impacto en el funcionamiento diario de la institución.
Para que una Institución como el Poder Judicial, pueda adaptarse a los cambios con facilidad, hay algunas claves importantes que deben tener en cuenta. En primer lugar, es fundamental contar con un equipo fuertemente cohesionado, con experiencia en proyectos similares y comprometidos a liderar el proceso con éxito.
Importancia de la gestión del cambio en el Poder Judicial
Con tantas partes involucradas en los procesos del Poder Judicial, es difícil imaginar que cualquier modificación del sistema a nivel tecnológico u operacional se pueda realizar sin el debido análisis, planificación, comunicación y evaluación continua.
Por lo cual, la gestión del cambio se considera un procedimiento inherente a la innovación tecnológica del Poder Judicial. Aunque para los Juristas independientes, pudiera no resultar tan natural, no cabe duda que es absolutamente necesaria.
Para los Abogados y Juristas, asumir los desafíos tecnológicos en materia judicial se convierte en una competencia necesaria para el ejercicio de su profesión. Que se vuelve mucho más determinante cuando se incorpora la gestión del cambio en sus planes de modernización.
Para el ecosistema jurídico, la implementación de herramientas digitales que optimicen los procesos, se reflejará en un desempeño exitoso que se resume en:
- Automatización de tareas
- Acceso remoto
- Consultas en tiempo real
- Interconexión con plataformas oficiales del Poder Judicial
- Trabajo colaborativo
- Monitoreo de expedientes
- Configuración de alertas
- Disponibilidad de recursos digitales
En el caso del Poder Judicial, la gestión del cambio es importante debido a la propia naturaleza cambiante de la sociedad y la necesidad de adaptarse constantemente a las demandas y necesidades de la misma.
Además, el Poder Judicial es una institución que debe mantener altos estándares éticos y profesionales en todo momento, lo que significa que cualquier cambio será bien planificado y ejecutado para garantizar la calidad y la eficiencia de los procesos y servicios.
Finalmente, afrontar la innovación como un proceso natural y de provecho para el ejercicio de la profesión, permitirá disminuir la resistencia al cambio y comenzar a disfrutar de cada una de las ventajas que las soluciones para la Justicia ofrecen.
Las fases de la gestión del cambio
Si bien, la gestión del cambio está totalmente condicionada a las características y necesidades de la organización o el entorno donde se aplique. Como proceso planificado y progresivo, consta de las siguientes fases fundamentales:
1. Identificación de necesidades y objetivos
Consiste en identificar las áreas prioritarias de cambio y establecer los objetivos que se pretenden alcanzar con la transformación. Incluso cuando se trata de innovación tecnológica, será necesario definir los procesos y las automatizaciones requeridas.
Esto implica determinar los procesos que se buscan mejorar o automatizar, los recursos necesarios y las metas a alcanzar.
2. Análisis de impacto
Se evalúa de forma cuantitativa y cualitativa el posible impacto que los cambios tendrán en la organización y en los diferentes aspectos que la conforman. ¿Cuán rápido pueden consultarse los expedientes? ¿Cuántos clientes se beneficiarán con la mejora?
3. Planificación y diseño del proceso
Se planifica y se diseña el proceso de gestión del cambio determinando los recursos necesarios para llevar a cabo la transformación, además de las responsabilidades sobre las tareas y el diseño de un cronograma detallado de actividades.
4. Comunicación
Una vez diseñado el plan, la siguiente fase en la gestión del cambio es comunicar las decisiones a los involucrados. Se explican las razones y se establecen los beneficios que se obtendrán con los cambios propuestos.
5. Implementación del plan
Comienza la ejecución de los procesos de innovación, implementando los cambios de forma incremental, siguiendo el plan diseñado en la fase anterior.
6. Evaluación y control
A pesar de incluirse como la fase final, la evaluación se realiza durante cada una de las fases del proceso de gestión del cambio. Verificando que se cumplan los pronósticos previstos o bien estableciendo las medidas necesarias para corregir y ajustar el rumbo.
Recomendaciones para una eficiente gestión del cambio
Los desafíos tecnológicos de un Sistema Judicial en línea, tiene a las TIC como la punta de lanza para alcanzar las metas de automatización, integración y respuestas que los ciudadanos y juristas requieren.
Asumiendo que, más que una necesidad, la gestión del cambio es una ventaja por aprovechar, es indispensable tomar en cuenta las siguientes recomendaciones:
- Involucrar a su equipo de trabajo: procure incluir a los trabajadores y colegas en el proceso de cambio, atender sus necesidades y puntos de vista en relación con su actividad profesional.
- Desarrollo de habilidades: brindarles la capacitación necesaria para adaptarse a la tecnología y utilizarla de manera efectiva.
- Establecer medidas de seguimiento y evaluación: medir el éxito del proceso de implementación de la tecnología y corregir los errores que se presenten. Esto permitirá identificar las áreas que requieren mejoras y asegurar una ejecución exitosa.
- Fomentar la cultura de innovación y mejora continua: las organizaciones judiciales deben fomentar las ventajas de la gestión del cambio para adaptarse a las nuevas herramientas tecnológicas y disminuir la resistencia a su implementación.
- Mantenerse actualizados: estar en constante evolución, conocer las mejores herramientas tecnológicas para brindar un servicio de calidad y eficiente.
Consideraciones finales
La gestión del cambio es una práctica esencial para cualquier organización, especialmente en el caso del Poder Judicial, que debe estar preparado para adaptarse a los cambios en la sociedad y en el entorno legal en el que opera.
Este proceso implica un enfoque planificado y sistemático para implementar cambios significativos en la organización, involucrando a diferentes áreas de la misma. Para que una institución de Justicia pueda adaptarse con facilidad, es importante contar con un equipo de gestión fuerte que lidere las acciones.
En general, para afrontar la gestión del cambio en materia de tecnología, las organizaciones judiciales deben cumplir cada una de las fases estratégicas como: identificar las necesidades y objetivos, planificar y diseñar el proceso, involucrar a los colaboradores, establecer medidas de evaluación, además de fomentar la cultura de innovación y mejora continua.
Como principios de acción, una comunicación clara y efectiva, la participación y el compromiso del personal, la formación y el desarrollo de habilidades serán fundamentales para garantizar que la implementación de las soluciones lawtech generen resultados dentro de un entorno de gestión al cambio eficiente y confiable.
Conozca más sobre las nuevas tendencias en materia de innovación jurídica, acceda ahora a nuestro siguiente contenido.
