La gestión de registros legales o información jurídica puede no ser la parte más glamorosa de la práctica de la ley, pero es esencial para los abogados —y puede ser eficiente—.
Tradicionalmente, los sistemas de gestión de registros en papel hacen que el manejo de archivos legales sea un desafío para los bufetes de abogados. Esto se debe a que suelen ser complicados de administrar, difíciles de organizar y requieren mucho tiempo para acceder y mantener.
Afortunadamente, los softwares de gestión judicial basados en la nube como, por ejemplo, el SAJ, abren oportunidades seguras y efectivas para un mejor manejo de documentos inherentes de los procesos judiciales, expedientes electrónicos, y otro tipo de datos relevantes dentro de un sistema centralizado.
Al aprovechar los sistemas de mantenimiento de registros virtuales, las empresas pueden ahorrar espacio de almacenamiento físico y preciosas horas facturables.
Al mismo tiempo, los despachos jurídicos pueden brindar una experiencia centrada en el cliente y ayudar a garantizar que la información y los datos confidenciales permanezcan seguros.
A continuación, le guiaremos a través de cómo introducir —o actualizar— un sistema efectivo de administración de registros legales para las Instituciones de Justicia, destacando cómo la tecnología es clave para reunir toda la información sensible en un solo sistema.
Vamos a ir desde cuestiones normativas hasta factores específicos de la organización, y describiremos los pasos a seguir antes de implementar un nuevo sistema.
También explicaremos cómo puede usar las herramientas punteras para hacer que la gestión de documentación legal sea más fácil, eficiente y efectiva.
¡Siga leyendo!
Información jurídica: ¿Por qué debe ser digitalizada?
La información jurídica es, sin duda, el bien intangible de mayor valor para las Instituciones de Justicia, por lo que la eliminación del carácter físico del proceso judicial permite su disponibilidad plena, así como la realización paralela de tareas por parte de los funcionarios responsables.
De esta forma, el trámite del proceso es ejecutado de manera electrónica y segura, pues la información procesal de las partes es almacenada con el mecanismo criptográfico que la blinda de esquina a esquina.
Entre las 3 principales ventajas de este tipo de plataformas para la Institución de Justicia, encontramos:
1. Encontrarán la información jurídica inmediatamente
Incluso con un excelente sistema de archivo en papel, estos enormes estantes repletos de carpetas y papeles para encontrar lo que necesitan requiere mucho tiempo y es ineficiente.
La tecnología de un sistema de gestión judicial le permite buscar digitalmente por palabras clave (usando el título, los metadatos o el texto del documento) para encontrar el archivo en segundos.
2. Uso de firmas electrónicas
Una de las actividades burocráticas donde se perdía mucho tiempo era la firma e incorporación de documentos. ¡Esto se acabó!
Actualmente, gracias a que los sistemas de automatización judicial utilizan la firma digital, es posible incorporar documentos en distintos formatos al expediente. Todo de manera remota.
Las firmas electrónicas garantizan de forma irrefutable 3 características indispensables:
- autenticidad de la información;
- integridad de los documentos;
- no repudio.
Esto se debe a que las personas que tienen firmas digitales poseen una clave pública y una privada que dan fe de la identidad del firmante.
3. Permiten la creación de documentos estandarizados
Una de las actividades que más realizan las Instituciones de Justicia es la elaboración de documentos; una tarea que les quita mucho tiempo.
Gracias a lo avanzado que estamos con la tecnología, contamos con herramientas que permiten su creación basados en los estándares aplicables del momento.
Una vez identificada en la base de datos que se trata de un escrito similar, con los modelos de documentos en el software, es posible crear textos de manera ágil y estandarizada. De esta manera, se garantiza que sean aplicadas las plantillas correctas para todos los casos similares.
4 consejos para hacer la gestión del conocimiento jurídico en Instituciones de Justicia
A continuación, vamos a detallar 4 tips indispensables para que las Instituciones de Justicia puedan llevar una correcta gestión de la información jurídica:
I. Hay que tener claras las necesidades de la Institución de Justicia
El primer paso para optimizar la gestión de registros legales es evaluar dónde se encuentra actualmente y qué necesita.
Si actualmente utilizan un sistema manual basado en papel para manejar archivos, hay que identificar los puntos débiles que les gustaría superar:
- ¿El personal de la organización pasa mucho tiempo con la entrada manual de datos y la organización de archivos?
- ¿Alguna vez han tenido problemas para encontrar un determinado archivo?
- ¿Necesitan acceder a un documento cuando están fuera de la oficina?
En caso de que una o todas las respuestas sean afirmativas, la introducción de un sistema de gestión de información jurídica podría aliviar estos potenciales problemas.
No obstante, esto dependerá del tamaño y el área de práctica de cada institución.
Por ejemplo, los bufetes de abogados más pequeños tienden a ser los más adecuados para la gestión de documentos digitales integrada en las aplicaciones de gestión de la práctica.
Con un software de gestión y automatización judicial con mantenimiento de registros integrado, las instituciones pueden mantener todos sus archivos digitalizados en un solo lugar: la nube.
La facilidad de uso y la eficiencia son probablemente las prioridades de cualquier organización. Por lo tanto, el SAJ utiliza la integración con otros sistemas como su premisa, lo que nos permitirá ahorrar tiempo, dinero y esfuerzo, sumado a que las tareas repetitivas serán automatizadas.
II. Organización ante todo: ¡Es una prioridad!
Todas las empresas trabajan con registros y documentos, pero debido a que los bufetes de abogados e Instituciones Judiciales se ocupan de archivos legales y datos confidenciales de las personas, deben priorizar su almacenamiento seguro e identificarlos como los activos de información que son.
Además de estar alojados dentro de un sólido sistema de archivo legal, los documentos judiciales deben ser accesibles y fáciles de encontrar. Cuando el acceso es una prioridad, los sistemas de gestión digital son superiores.
Como ejemplo, imagine una instancia en la que un abogado necesita acceder a un documento del archivo de un cliente cuando trabaja en un caso.
Con un sistema de gestión de documentos tradicional, el abogado tendría que ir a la oficina y buscar en los archivos en papel. Si el documento está en el lugar equivocado, puede ser difícil o imposible encontrarlo.
Alternativamente, con una plataforma como el SAJ, cualquier involucrado puede buscar de forma remota el documento que necesite. Hablamos de intervinientes del Ecosistema de Justicia, es decir, abogados privados o públicos, Tribunales, Ministerios Públicos o Fiscalías y ciudadanos.
Los usuarios pueden hacer esto ingresando una palabra clave, obteniendo el expediente digital y otra información relevante sobre el litigio en pocos segundos.
Además, la gestión de información jurídica reduce la necesidad de que se realicen copias y múltiples versiones del mismo documento. Menos datos duplicados ahorran tiempo y respaldan una mejor organización.
Asimismo, funciones como la capacidad de archivar directamente desde la fuente facilitan la organización de los datos valiosos desde el principio.
III. Deben comprender las leyes de privacidad y protección de datos aplicables
Los ciudadanos confían en las Instituciones de Justicia y abogados con sus registros legales; también es deber de éstos proteger toda la información y los datos sensibles.
Cuando se trata de la gestión de información jurídica, esto significa tener una estrategia sobre cómo manejan los datos y documentos de los clientes, desde las políticas de retención de documentos hasta el manejo de datos y las políticas para la destrucción de documentación, cuando corresponda.
En definitiva, es su deber profesional proteger la información sensible de las personas y cumplir con las leyes de privacidad y protección de datos aplicables, en otras palabras, también es importante que comprendan y cumplan con este tipo de regulaciones y normas de protección de datos.
La ley y las reglas en esta área pueden variar entre países:
- México lo regula mediante la Ley de Protección de Datos Personales;
- Chile, por su parte, con la ley 21096, que protege la privacidad de las personas;
- Brasil posee su Ley General de Protección de Datos o Lei Geral de Proteção de Dados.
Claro está, que también podrán aprovechar la tecnología para respaldar sus obligaciones legales y éticas relacionadas con la gestión de información jurídica.
Por ejemplo, el almacenamiento de documentos de clientes en la nube a través de un software diseñado por una legaltech con medidas de seguridad estandarizadas, contribuye a cumplir con la obligación de proteger la información del ciudadano.
IV. Hay que aprovechar al máximo los softwares de gestión judicial
El tiempo es el recurso más valioso que todos tenemos, y mucho más las personas que buscan acceder a la Justicia; un número mayor debido a la cuarentena lo hacen de manera digital. Sin embargo, a menudo las Instituciones de Justicia pierden una parte importante de sus días de trabajo en tareas administrativas repetitivas y de poca relevancia.
Gracias a los softwares de gestión y automatización judicial, es posible automatizar las tareas y acciones repetitivas.
Acciones como el reparto automático de procesos de forma equitativa y transparente entre las unidades del Poder Judicial, en la misma competencia, agilizan las etapas de reparto y reducen los pasos manuales con seguridad y trazabilidad garantizados.
Asimismo, el proceso electrónico de la Justicia Digital amplía el acceso de abogados y ciudadanos a su derecho a la defensa, haciendo disponible la información procesal 24 horas al día.
También tienen la posibilidad de acceder al portal web para hacer consultas a los expedientes, enviar piezas procesales siempre que sea requerido, entre otros servicios.
Llegado hasta este punto, ¿quiere aprender más sobre la tecnología en el Poder Judicial? ¡No se pierda nuestro contenido al respecto!
