En general, los sistemas de justicia de países latinoamericanos cuentan con una baja aprobación popular. En promedio, más del 70% de la población no confía en los tribunales. Mucha de esta desconfianza es resultado de la sobrecarga procesal, insuficiente personal entrenado y la obsolescencia de prácticas y tecnologías.
A pesar de la necesidad, la llamada “justicia digital” en Latinoamérica es lenta, ante otros sectores, y la causa principal es su complejidad, la resistencia al cambio y la sensibilidad de la información. Introducir soluciones digitales involucra múltiples reformas, desde organizacionales hasta culturales. Es un nuevo paradigma a ser recorrido.
Los benefícios del expediente electrónico
La búsqueda por la disminución de papeles por medio del proceso de digitalización de documentos jurídicos es cada vez más frecuente. En Brasil, la Ley del Expediente Electrónico, firmada en 2006, obliga que todos los nuevos procesos judiciales empiecen de manera digital. Desde entonces, 100% de los nuevos procesos son digitales, lo que redunda en la mejora del servicio público y en una Justicia más accesible, transparente, ágil y mejor interconectada.
Pero existe, aún, una gran cantidad de procesos en papel que no se benefician de inmediato de la agilidad y de las nuevas herramientas disponibles con el expediente electrónico. Para reducir los procesos físicos existentes, algunos tendrán que ser digitalizados, es decir, convertidos de papel para ambiente virtual.
Paso a paso del proceso de digitalización
La adopción de una justicia digital trae beneficios a la sociedad, además de dar fin a problemas enfrentados por los servidores, como alergias y falta de espacio. Para realizar la digitalización de los procesos pendientes, los tribunales necesitan un Programa de Digitalización de Procesos para convertir los procesos de lo físico a lo virtual.
Todo el proceso de digitalización es muy cuidadoso: el primer paso es quitar las grapas y arreglar los documentos deteriorados o con pegamento. Después de esta primera etapa se realiza la digitalización. Hay una verificación de la legibilidad de los documentos y al fin, su disponibilidad en la red y en el sistema. Los documentos son categorizados para que, después, se pueda identificar cada tipo de documento que compone el expediente.
Aunque haya un cierto temor en mantener todos los documentos en formato digital, se supone una gran agilización en los trámites. En el futuro, la digitalización de documentos consolidará las ventajas del expediente digital en las instituciones.
