¿Está buscando optimizar sus procesos con funcionalidades digitales? En este post, le mostraremos cómo elegir un proveedor tecnológico para una organización/institución que maneja casos jurídicos. ¡Acá tenemos la información que necesita!
No es fácil, lo sabemos, hemos investigado lo suficiente como para elaborar este contenido con los productos y servicios que deben ofrecer aquellos que brindan recursos digitales y que estos sean más que suficientes para implementarlos en una organización dedicada al área jurídica.
Le vamos a dar un pequeño adelanto:
- primero, deben tener un portal web 24 horas para ver los expedientes digitales y todas las actuaciones de cada caso;
- segundo, deben ofrecer acceso a insights, métricas o estadísticas de gestión;
- tercero, las funcionalidades deben poder integrarse con otros sistemas, así se garantiza que el canal de comunicación e información con el que se nutre la plataforma es fidedigno.
¿Hay más? Por supuesto, siga leyendo hasta el final este contenido que le traemos todo lo que necesita tener un proveedor tecnológico para el Poder Judicial.
¡Disfrute la lectura!
Haga su debida diligencia al seleccionar un proveedor de software jurídico
Hacer una investigación preliminar al comienzo del proceso puede ayudarle a ahorrar mucho tiempo y a crear una lista corta más sólida a medida que comienza a evaluar a los proveedores. Aquí hay tres preguntas para considerar al comenzar.
¿Qué tan bien conoce el proveedor la industria legal?
Para empezar, considere solo aquellas empresas que realmente conocen la profesión legal; parece una obviedad, pero no todos los desarrolladores son legaltechs reconocidos.
En América Latina, encontramos que el SAJ es un software hecho por expertos en la industria, y son los principales proveedores tecnológicos especializados en la región, destacándose como una lawtech exitosa.
Esto debe ser así, debido a que las prácticas legales tienen requisitos específicos y no todas las firmas de software pueden cumplirlos.
También querrás un proveedor cuya herramienta digital se haya comprobado que funciona, uno que también pueda proporcionar los nombres de clientes satisfechos con los que pueda hablar.
El SAJ, por ejemplo, gestiona los procesos judiciales de casi la mitad de las acciones en trámite de en la Justicia Ordinaria en Brasil y logró digitalizar totalmente las actuaciones de la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP) de Colombia.
¿Cómo funciona el proceso de instalación?
Otra consideración al examinar posibles proveedores:
- ¿Cómo funciona el proceso de instalación?
- ¿Qué se requerirá de usted y sus colegas para poner en marcha la solución?
- ¿Cuánto tiempo tomará?
La instalación adecuada de una solución de gestión de consultas suele llevar varios meses; por lo que el proveedor tecnológico deberá esclarecer cómo se transferirán los datos de su institución a la nueva solución y si será posible realizar integraciones con los sistemas heredados.
¿Qué tipo de capacitación y apoyo puede esperar?
Este último aspecto a tener en cuenta tiene que ver con la formación, por lo que deberá hacerse un sublistado de preguntas:
- ¿Cuánta capacitación y apoyo brindará el proveedor a su institución?
- ¿Tiene el proveedor un plan para que sus colegas se pongan al día con la funcionalidad de la solución?
También querrá ver si el proveedor ofrece guías prácticas, información sobre nuevas funciones y actualizaciones, y otros componentes clave una vez que se completa el proceso de capacitación.
Algunos proveedores también ofrecen rutas de aprendizaje personalizadas según las formas en que un abogado o funcionario necesitan usar la solución. Eso puede ahorrarle tiempo y dinero a su institución, ya que no necesitará organizar la misma sesión de capacitación formal para todos al mismo tiempo.
3 características principales que todo proveedor tecnológico judicial debe ofrecer
Con muchas opciones disponibles, puede ser abrumador considerar las diferentes características y capacidades.
Analicemos lo que estas plataformas pueden hacer y qué aspectos principales debemos tener en cuenta:
Gestión de clientes y asuntos
El software legal básico permite a las empresas ingresar información, contratos y documentos del cliente.
Sin embargo, un gran programa irá más allá y le permitirá personalizar los archivos de los clientes en función de asuntos legales, como el tipo de caso y las personas involucradas. Además de esto, se puede acceder al archivo completo de un cliente en cualquier momento desde cualquier ubicación.
Para esto, las mejores lawtechs utilizan un portal web como el e-SAJ, lo que promueve el intercambio de datos y agiliza el trámite procesal con servicios online enfocados en el trabajo de abogados, Instituciones de Justicia y otros actores de este ecosistema.
Gracias a esta funcionalidad, podrá:
- enviar peticiones;
- consultar expedientes digitales;
- chequear las decisiones emanadas del juez o magistrado;
- revisar jurisprudencias.
Gestión de audiencias
Un buen proveedor tecnológico de una solución de gestión judicial permite la programación y la grabación local de audiencias en la Institución de Justicia; lo que contribuye con un análisis más asertivo y eficaz por parte del equipo de trabajo.
Gestión y edición documentos
El uso de un software de gestión de documentos legales puede ayudar a automatizar y agilizar su proceso de documentación para garantizar un fácil descubrimiento y colaboración.
Aquí podrá almacenar, crear y administrar contratos, facturas y otra documentación importante con plantillas pre-elaboradas, tan solo debemos rellenar los datos necesarios para cada caso, y listo.
Asimismo, esta elaboración de documentos debe poder realizarse en línea, por medio de una herramienta nativa con la capacidad de gestionar las plantillas, preparar documentos y disponer de recursos para producción textual.
Programación de calendario
Realice un seguimiento de las citas programadas, los plazos y las fechas clave con el uso de un calendario legal integrado. Esto te permitirá planificar reuniones y tareas.
En paralelo, un buen proveedor tecnológico debe contar con la función de notificaciones automáticas, y a través de múltiples canales de difusión, garantizando celeridad y seguridad a los involucrados en el proceso judicial.
3 funcionalidades digitales que no pueden faltar
A continuación, vamos a detallar las 3 funcionalidades clave que no pueden faltar en una oferta de proveedor de tecnología:
Automatización del flujo de trabajo
En lugar de pasar horas creando plantillas y buscando documentos de uso frecuente, el software de gestión judicial almacena todo esto en un solo lugar; lo que permite definir los procesos para su equipo y les ayuda a realizar el trabajo en tiempo y forma y sin problemas.
Y, si somos un poco más minuciosos, encontraremos que también deben tener la capacidad de realizar un reparto automático con reglas preconfiguradas de casos.
El SAJ, la herramienta que venimos conversando hasta ahora, permite esta funcionalidad, por lo que los procesos son repartidos de manera equitativa y transparente entre las unidades judiciales en la misma competencia.
Así, permite la automatización en las etapas de reparto y reducción de pasos manuales con seguridad y trazabilidad garantizada, lo que ha logrado en un lapso de 3 años de gestión grandes resultados, incluyendo:
- más de 6.200 horas de trabajo ahorradas en el reparto automático de procesos;
- más de 19.500 horas optimizadas con la incorporación automática de documentos.
Copias de seguridad y seguridad de datos
Cualquier Institución de Justicia y bufete de abogados sabrá la importancia de la seguridad y el cumplimiento de los datos. El hecho es que se está acumulando presión para que las empresas protejan la confidencialidad de sus clientes.
Para ello, los mejores proveedores tecnológicos ofrecen una seguridad de datos desarrollada en 4 niveles:
- Disponibilidad: el proceso digital es invulnerable ante daños por intento de manipulación o exclusión de piezas procesales e información sensible de las partes con datos almacenados en servidores en la nube disponibles en todo momento.
- Niveles de acceso: la confidencialidad de la información judicial tiene que ser muy rigurosa, por eso es requerido que se definan cuáles son las personas con autorización para ingresar a la data de los procesos.
- Firma digital: la firma electrónica asegura irrefutablemente que la información es auténtica, íntegra y el no repudio; por medio de tecnología y encriptación, demuestra que el proceso virtual es confiable.
- Trazabilidad: todos los actos en el proceso electrónico deben ser auditables, por lo que es posible monitorear y rastrear, en todas las etapas, quién ingresa y manipula la información.
De esta forma, todos los trámites de los procesos son hechos de forma digital y segura, puesto que la información procesal es almacenada con el mecanismo criptográfico que garantiza su integridad.
Teletrabajo
La modalidad de trabajo remoto es una realidad que la pandemia del Covid-19 ha acelerado a escala mundial y se mantuvo luego de la cuarentena.
Es por esta razón que el proveedor tecnológico debe brindarnos la posibilidad de ejecutar tareas con el modelo de teletrabajo.
Un claro ejemplo de esta adopción exitosa, es el del Tribunal de Justicia de Sao Paulo, el más grande del mundo en manejo de procesos judiciales que, en tan solo 48 horas, pudo conectar con sus 2.500 magistrados y 40.000 servidores.
Todos trabajaron con seguridad desde sus casas a través del sistema de gestión judicial de la Institución. Es decir, abogados, fiscalías, Ministerios Públicos y Procuradurías pudieron conectarse para asegurar una sana y correcta administración de justicia para los ciudadanos.
En definitiva, la tecnología aporta numerosas ventajas para las instituciones, entre las cuales encontramos que reduce el consumo de papel. ¡Lea más sobre este tema!
