Para las organizaciones públicas o privadas, la ejecución de proyectos cofinanciados es una oportunidad de poner todo su potencial como empresa a favor de alcanzar un objetivo común.
Los proyectos cofinanciados representan una oportunidad para impulsar iniciativas y llevar a cabo actividades que requieren apoyo financiero adicional, y en los cuales se requiere la participación de múltiples actores, así como la combinación de recursos financieros, para generar un impacto significativo en diversos sectores.
Sin embargo, la toma de decisiones en proyectos cofinanciados puede resultar compleja debido a la naturaleza colaborativa y los diversos intereses en juego.
Por ello, lo invitamos a conocer las estrategias para simplificar esta importante tarea y garantizar el éxito en el desarrollo de sus planes.
¿Qué son los proyectos cofinanciados?
Los proyectos cofinanciados son aquellos en los que participan múltiples entidades, ya sean instituciones gubernamentales, empresas privadas u organizaciones sin ánimo de lucro, para proporcionar recursos financieros compartidos con el fin de llevar a cabo una iniciativa específica.
Estos proyectos suelen requerir la combinación de diferentes fuentes de financiamiento, como subvenciones, préstamos y capital propio, para así lograr los objetivos propuestos.
¿Qué tipo de decisiones se deben tomar en los proyectos cofinanciados?
En cada una de las etapas y aspectos del proyecto, será necesario tomar decisiones clave. Desde la propia selección de los proyectos cofinanciados y la distribución de los recursos financieros entre los socios involucrados hasta la definición de las metas y objetivos, la planificación de las actividades y la evaluación de los resultados.
Cada una de estas decisiones tiene implicaciones directas en el éxito y la viabilidad del proyecto, así como en la relación entre los actores participantes.
Importancia de la toma de decisiones oportunas en los proyectos cofinanciados
El avance de los proyectos cofinanciados es posible gracias a la toma de decisiones, algunas están condicionadas por la oportunidad, el tiempo, la conveniencia financiera, estratégica u otros criterios.
Sin embargo, es indispensable que tomar las decisiones en el momento oportuno, ya que retrasarlas o incluso obviarlas será la principal fuente de obstáculos en la ejecución del proyecto, además de las posibles tensiones y conflictos entre las partes involucradas.
Por otro lado, una toma de decisiones deficiente puede afectar negativamente la asignación de recursos financieros, el cumplimiento de los plazos y la calidad de los resultados obtenidos.
De allí, que la falta de un proceso estructurado y eficiente para la toma de decisiones en proyectos cofinanciados puede generar incertidumbre y otras dificultades como:
- Problemas de coordinación entre los diferentes actores;
- Menor productividad;
- Disminución de la confianza;
- Poca viabilidad o fracaso del proyecto.
Por lo tanto, es esencial implementar estrategias y herramientas que faciliten la toma de decisiones acertadas y oportunas.
6 criterios para tomar decisiones en proyectos cofinanciados
A la hora de tomar decisiones en proyectos cofinanciados, es importante considerar una serie de criterios clave que aseguren la efectividad y el éxito del proyecto, entre estos se incluyen:
- Objetivos del proyecto: esto permitirá tomar decisiones alineadas con dichas metas y garantizar que todas las acciones en el área legal, logística y financiera estén encaminadas hacia su logro.
- Viabilidad financiera: considerar cuidadosamente cómo se distribuirán los recursos financieros entre los diferentes socios. Además de analizar los presupuestos, posibles fuentes de financiación, plazos de financiamiento y otros compromisos.
- Riesgos y mitigación: considerar los posibles obstáculos y contratiempos que puedan surgir durante la ejecución del proyecto y desarrollar estrategias de mitigación para minimizar su impacto.
- Roles y responsabilidades: incluye establecer las funciones específicas de cada socio, las áreas de especialización, las tareas asignadas y los mecanismos de rendición de cuentas para garantizar la adecuada coordinación y colaboración entre los participantes.
- Evaluación de resultados: implica definir indicadores clave de desempeño, establecer metodologías de seguimiento y evaluar de forma periódica los resultados obtenidos. Tomar decisiones basadas en la información permitirá realizar ajustes necesarios para mejorar el rendimiento del proyecto.
- Comunicación y colaboración: establecer canales de comunicación adecuados, fomentar la colaboración y promover la transparencia en el intercambio de información. Esto facilitará la toma de decisiones consensuadas y permitirá que las partes estén informadas y comprometidas.
¿Cómo optimizar la toma de decisiones con la solución SAFF?
Para optimizar la toma de decisiones en proyectos cofinanciados, podríamos conformarnos con seguir los conocidos consejos estratégicos que le han valido el éxito muchas de las más grandes empresas en mundo.
- Establecer con claridad los objetivos propios;
- Manejar la información financiera;
- No tomar decisiones precipitadas e irracionales;
- Fomentar el consenso entre socios;
- Analizar los datos e indicadores de gestión.
Si bien, cada de uno de ellos tiene un aporte significativo en la toma de mejores decisiones, otra solución efectiva es utilizar una plataforma tecnológica especializada para la gestión de proyectos cofinanciados como el SAFF.
El SAFF es una solución de sistemas expertos para la gestión física y financiera de proyectos. Con la cual, dispone de un conjunto de funcionalidades para la planificación, seguimiento y control de los recursos.
En el entorno de proyectos cofinanciados, SAFF permite a los socios acceder a información relevante, compartir documentos, realizar análisis comparativos, evaluar riesgos y proponer soluciones en una plataforma digital segura. Pero, bajo los criterios y estándares de las entidades financieras y de las instituciones públicas o privadas.
La solución SAFF ofrece un enfoque estructurado y eficiente para la toma de decisiones colaborativas, desde el cual se pueden obtener informes físicos y financieros en tiempo real, proporcionando una mayor trazabilidad en la administración de los recursos y transparencia en la rendición de cuentas.
Su aporte en la toma de decisiones de proyectos cofinanciados consiste en una visión integral del proceso que facilita la identificación de problemas y las áreas sensibles de mejora.
Consideraciones Finales
La toma de decisiones en proyectos cofinanciados es un proceso clave e ineludible que puede determinar el éxito o el fracaso de estas iniciativas. Tanto los criterios de decisión como la naturaleza colaborativa de los mismos requieren una planificación estratégica que garanticen acciones oportunas y eficientes.
En este sentido, el uso de soluciones tecnológicas especializadas, como el SAFF, no solo puede simplificar y optimizar el proceso de toma de decisiones, también facilita la comunicación entre los participantes y mejora de manera integral la ejecución de los proyectos cofinanciados.
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