El Tribunal de Justicia de São Paulo (TJSP), considerado el más grande del mundo, donde la acumulación de procesos era del 3% al año, adhirió a la Secretaria Unificada, inaugurada en el Complejo Judicial João Mendes, en São Paulo (SP).
Con el nombre oficial de Unidad de Procesamiento Judicial (UPJ), el modelo reunió un acervo de 18 mil procesos y redistribuyó los servidores de cinco juzgados civiles, de 41º al 45º, del Complejo Judicial Central, en una Secretaria Unificada y organizó equipos en 10 despachos de jueces.
Con los cambios, las actividades de procesamiento se separaron de las decisivas, permitiendo la especialización de actividades. En los despachos, los servidores se quedaron responsables por la elaboración de las minutas de los autos, sentencias y autos interlocutorios, bajo supervisión y orientación de los jueces.
“La Secretaria Unificada pasó a contar con un equipo más amplio y ya no está organizada en secciones, sino en equipos de trabajo para trámite procesal, cumplimiento de fallos y atención al público”, informa el juez asesor de la Presidencia del TJSP, Antônio Carlos Alves.
São Paulo y la Unidad de Procesamiento Judicial
En el formato de las secretarias de los juzgados tradicionales, los servidores pueden ser interrumpidos a cualquier momento, ya que existe un contacto con la ventanilla de atención, donde ocurre la atención al público externo, llamadas por teléfono e interferencias constantes. En el Secretaria Unificada esto no ocurre. Para evitar distracciones y aumentar la celeridad de la justicia, los funcionarios encargados de la parte de movimiento y procesamiento están aislados del área de atención, que se utiliza sólo por parte de los servidores encargados de ese tipo de actividad.
El TJSP también implantará, en el segundo semestre, la Unidad Remota de Procesamiento Digital (URPD), que no tendrá vínculo con ningún juzgado y podrá trabajar con cualquier proceso del Estado. En ella, el aislamiento será total, pues por tratarse de una unidad remota no habrá área de atención, permitiendo que la dedicación esté exclusivamente orientada al trabajo interno.
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«Ambas, UPJ y URPD, son consecuencias directas del proceso digital que, por un lado, hace desaparecer actividades propias del proceso en papel y, por otro, hace desaparecer la imposición de un lugar físico de trabajo. Antes, necesitábamos trabajar donde estaba el proceso. Ahora podemos trabajar en cualquier lugar «, asegura el juez.
Conforme el magistrado, el proceso digital, por sí solo, reduce del 50% al 70% el tiempo de trámite de un proceso, por la simple eliminación de actividades propias del papel. El uso de la tecnología ya es una vieja práctica del TJSP, que desde 1997, época en que los procesos solo tramitaban de forma física, ya utilizaba la Solución de Automatización Judicial (SAJ) para gestionarlos de forma electrónica.
Braga dice que no se puede, simplemente, implantar el proceso digital y mantener las tradicionales estructuras de las secretarias. Para él, la implantación debe estar acompañada de revisión de los modelos, con especial atención a los aspectos: flexibilidad en las estructuras y formas de organización de personas; el intercambio de actividades manuales y repetitivas por intelectuales y la ruptura de la idea de lugar fijo para el trabajo.
«Si llamamos de Secretaria Unificada toda nueva organización de personas y procesos de trabajo que tengan en cuenta, centralmente, el cambio que viene con el proceso digital, ese modelo contribuirá a atacar la lentitud de la justicia», asegura el magistrado.
