La transformación digital ocupa mucho de los aspectos de nuestras vidas, incluyendo la manera en que interactuamos con los trámites gubernamentales. Ya es común, que los gobiernos de todo el mundo cuenten con un portal de servicios al ciudadano.
Una de las herramientas clave entre las estrategias de digitalización, destinadas a mejorar la eficiencia y la accesibilidad de los servicios y procesos públicos de atención.
¿Cuál es su impacto en la calidad de los servicios? Acompáñenos a analizar los detalles de estas propuestas y cómo facilitan el servicio público en los diferentes entornos gubernamentales.
Qué es un portal de servicios al ciudadano
Es una plataforma en línea que permite a los ciudadanos acceder y utilizar una amplia gama de servicios de forma rápida, eficiente y segura. Se considera un punto centralizado para la interacción con diversas entidades gubernamentales, realizar trámites y pagos, presentar solicitudes y obtener información.
Este tipo de servicio en línea gubernamental está diseñado para facilitar la vida de los ciudadanos, al eliminar las barreras físicas y administrativas asociadas con los procesos tradicionales de atención al público.
Así, las nuevas tendencias apuntan no solo a la disponibilidad de un portal de servicios al ciudadano, sino a la normalización de la ciudadanía digital como un medio seguro y práctico de acceder a cada servicio.
¿Cuáles son los servicios que presta el portal?
Un portal de servicios al ciudadano ofrece una amplia variedad de opciones, que abarcan diferentes áreas de la administración pública. Desde el entorno legal, judicial, administrativo o del sistema tributario, algunos de los más comunes son:
Información y consultas
Se encuentran entre los primeros servicios que comenzaron a prestarse a través de los portales de atención en línea. De este modo, los ciudadanos pueden acceder a información actualizada sobre legislación, normativas, programas gubernamentales o beneficios disponibles en la institución de su interés.
Al mismo tiempo, ofrece sistemas para resolución de preguntas frecuentes y consultas con profesionales capacitados para brindar respuestas rápidas y precisas. Aunque en la actualidad, se han incorporado soluciones de Inteligencia Artificial para atender algunos requerimientos de este tipo.
Trámites administrativos
Los ciudadanos pueden realizar diversos trámites administrativos, como la obtención de certificados, solicitudes de licencias, registro de empresas, cambios de domicilio, entre otros.
La conveniencia de un portal de servicios al ciudadano en estos trámites, es que los procesos se pueden completar en línea, eliminando la necesidad de acudir personalmente a las oficinas gubernamentales.
Pago de impuestos y servicios
Facilitan el pago en línea de impuestos, tasas municipales, servicios públicos, multas de tránsito y otros asuntos relacionados con abonos al Tesoro de la Nación.
Incluyen la emisión de certificaciones de pago y solvencias, evitando la necesidad de hacer filas en entidades bancarias o acudir personalmente a las oficinas de recaudación.
Solicitud de documentos
Ofrecen la facilidad de contar con el acceso a un portal de servicios al ciudadano donde puedan solicitar documentos oficiales, como pasaportes, cédulas de identidad, partidas de nacimiento, matrimonio o defunción, de forma rápida y sencilla. También pueden hacer seguimiento del estado de sus solicitudes y recibir notificaciones por medios electrónicos.
Beneficios que brinda un portal de servicios al ciudadano
Como la mayoría de las plataforma tecnológicas, un portal de servicios al ciudadano ofrece las ventajas propias de la digitalización de procesos. Sin embargo, en un sentido más amplio, podemos agregar los siguientes beneficios sobre dos de los principales grupos de interés: los ciudadanos y las autoridades gubernamentales.
Beneficios del portal para los ciudadanos
El uso de un portal de servicios al ciudadano conlleva numerosos beneficios para los ciudadanos:
- Autogestión: posibilidad de gestionar sus trámites y solicitudes de manera autónoma, sin depender de terceros;
- Agilidad y comodidad: pueden realizar trámites y obtener servicios desde cualquier lugar y en el momento que prefiera, sin tener que desplazarse físicamente a las oficinas, taquillas o agencias;
- Transparencia: proporcionan acceso a información actualizada y clara sobre los servicios, requisitos, plazos y etapas de los trámites;
- Reducción de costos: al evitar desplazamientos y trámites presenciales, se evitan gastos de transporte, estacionamiento. Además de la reducción de papel y otros recursos;
- Accesibilidad: están diseñados para ser accesibles para todas las personas al cumplir estándares de usabilidad y diseño inclusivo.
Beneficios que brinda el portal a las autoridades
En el caso de las instituciones, autoridades y entes de Gobierno, el portal de servicios al ciudadano también brinda ventajas significativas como:
- Eficiencia administrativa: permiten la automatización de procesos administrativos, agilizan la atención al público y reducen la carga de trabajo de los funcionarios;
- Ahorro de recursos: reduce la dependencia del papel y otros recursos físicos, generando ahorros significativos en términos de almacenamiento, impresión y distribución de documentos;
- Mayor control y seguimiento: brindan a las autoridades una visión global y en tiempo real de los procesos en curso. Permiten monitorear el estado de los trámites, identificar posibles cuellos de botella y tomar medidas para mejorar la calidad del servicio;
- Recopilación de datos: la información ingresada por los ciudadanos se registra directamente en los sistemas correspondientes, permiten la consulta de datos y estadísticas relevantes sobre los servicios utilizados por los usuarios.
Facilite el servicio público con la solución BPM
Hallar una herramienta destacada para la gestión pública, es hacer referencia a la solución BPM.
Esta herramienta presentada por Softplan, no solo está enfocada en la eficiente digitalización de procesos, sino que además incluye un portal de servicios al ciudadano que puede ser implementada de acuerdo con las necesidades de cada organización.
Implementado con éxito en diversas entidades gubernamentales y ha demostrado su eficacia en la mejora de los procesos públicos de atención, ya que proporciona herramientas fáciles de usar que permiten a las autoridades diseñar y configurar flujos de trabajo personalizados.
Además, brinda un entorno de comunicación eficiente entre los ciudadanos y las autoridades, facilitando la presentación de solicitudes, el seguimiento de trámites, la recepción de notificaciones y la obtención de resultados.
Todo, dentro de una plataforma que garantiza la seguridad y confidencialidad de los datos, de acuerdo con los estándares de protección y privacidad vigentes en la ley.
Acceda a los beneficios de la transformación digital y facilite la atención de sus usuarios con un portal de servicios al ciudadano con BPM. Obtenga asesoría profesional, Contáctenos.
