Cuando se trata de optimizar la gestión de la información y compartir datos de manera efectiva en instituciones Jurídicas, una de las mejores alternativas operacionales es instalar un sistema de control de documentos.
Contar con un sistema de control de documentos permite detectar información no confiable; acceder a los datos con rapidez; tomar decisiones basadas en reportes emitidos en tiempo real; y utilizar los informes para identificar riesgos y oportunidades.
El sistema de control de documentos también reduce los errores en la elaboración de escritos; facilita la automatización de tareas, el seguimiento de expedientes y la obtención del certificado ISO 9001:2015 de gestión de calidad.
Pero, ¿en qué consiste esta herramienta tan valorizada en instituciones Jurídicas y el entorno empresarial? A continuación, profundizaremos en el concepto del sistema de control de documentos y sus beneficios.
¿Qué es un sistema de control de documentos?
Tal y como su nombre lo indica, un sistema de control de documentos es el conjunto de procesos empleados para administrar la creación, revisión, aprobación, transferencia, almacenamiento y eliminación de documentación.
Los procedimientos están basados en las políticas internas de la institución sobre el tema, y establece el número y cargo de las personas responsables que participan en las diferentes etapas de la gestión de los documentos.
El sistema también comprende aspectos de seguridad como la monitorización de las alteraciones realizadas a un determinado documento o escrito, así como el personal a cargo de versiones anteriores y recientes.
La implementación de un sistema de control de documentos garantiza que la información contenida en los expedientes esté actualizada y verificada, evitando la posibilidad de errores de redacción e interpretación, uso indebido y fuga de datos.
Para optimizar su funcionamiento, el sistema de control de documentos incorpora recursos informáticos como software de gestión documental, herramientas de trabajo colaborativo en entorno digitales y programas de gestión de flujos de trabajo.
El uso de sistemas de control de documentos y software en la Justicia
Debido al auge de la transformación digital y la necesidad de alcanzar mayores niveles de eficiencia, se ha popularizado el uso de sistemas de control de documentos y programas como software de automatización, en el sector Justicia.
Las herramientas tecnológicas tienen una gran variedad de aplicaciones, desde la investigación y análisis de datos hasta la automatización de tareas, entre otros procesos capaces de acelerar el tiempo de respuesta al usuario.
De la misma forma, la eliminación de procesos manuales y el uso de documentos en formato electrónico contribuye a la reducción de costos asociados a la compra de materiales como papel y tinta.
Con el uso de sistemas especializados, magistrados, abogados y funcionarios del sector Justicia pueden mejorar la gestión de expedientes, ofrecer mayor transparencia en la gestión de casos y reforzar la seguridad de documentos confidenciales.
Si bien adoptar un sistema de control de documentos requiere invertir en tecnología, los beneficios de implementar este recurso en instituciones Jurídicas resultan significativos para el personal y los usuarios.
Beneficios de un sistema de control de documentos
El sistema de control de documentos es un gran aliado para los procesos de transformación digital de la Justicia, dado que puede ejecutar reportes estadísticos en tiempo real, ayudando en la detección de patrones y áreas que requieren atención.
Otros beneficios asociados al uso de este tipo de sistemas en instituciones Jurídicas es la entrega y seguimiento remoto de documentación (informes y expedientes) relacionados con las causas, así como también:
- Centralización de gestión documental.
- Estandarización de flujos de trabajo.
- Mayor control de plazos y fechas de entrega.
- Distribución automática y equitativa de expedientes entre unidades Jurídicas.
- Consulta, edición y gestión electrónica de documentos.
- Mayor control de seguridad sobre información sensible o confidencial, gracias a dispositivos de autenticación y autorizaciones de acceso.
- Preservación de la integridad de los documentos (los expedientes físicos en papel pueden deteriorarse con el paso del tiempo).
- Rápido acceso al archivo histórico y los expedientes almacenados en procedimientos de investigación y análisis de datos.
- Mejor organización de la información.
Conozca el SAJ
Considerando la importancia de la modernización y digitalización del ecosistema del Poder Judicial para ciudadanos y funcionarios del sector Justicia, los especialistas técnicos de Softplan diseñaron el sistema de control y gestión judicial SAJ.
SAJ es una de las soluciones informáticas más avanzadas del mercado, dirigida específicamente al sector Justicia. Con este software es posible integrar diferentes instituciones de manera electrónica y realizar la gestión del trámite judicial en la nube.
Los diferentes procesos forman parte de un sistema único para mejorar la organización, transparencia, eficiencia y agilidad de respuesta. A través de SAJ, los funcionarios de las instituciones Jurídicas podrán:
- Gestionar casos.
- Organizar expedientes.
- Hacer seguimiento.
- Automatizar tareas.
- Analizar estadísticas de rendimiento y eficiencia.
¿Cómo funciona SAJ?
Utilizar SAJ es sencillo y práctico. Si se quiere gestionar un expediente digital, el abogado deberá registrar la petición inicial en el Portal e-SAJ. Seguidamente, se ejecutará el reparto automático bajo los lineamientos configurados.
El juez y su equipo tendrán acceso al foliado electrónico del expediente y procederán a analizarlo, para continuar con el posterior envío de la Orden Judicial a las partes y abogados involucrados en el caso.
En este punto, el abogado que registró la Petición Inicial tendrá que efectuar la Petición Intermedia en el Portal e-SAJ. Después, una vez notificada la audiencia, ocurrirá la audiencia virtual y el fallo será incorporado al expediente digital y publicado.
Con la publicación del fallo en el Portal e-SAJ, el abogado puede optar por recurrir a una segunda instancia o aceptar la decisión y permitir que el proceso sea remitido a la carpeta de Procesos Finalizados.
Contar con SAJ proporciona a las instituciones Jurídicas los beneficios del sistema de control de documentos, con las ventajas adicionales de panel de tareas integrado; gestor de notificaciones, audiencias e intimaciones; y estadísticas.
Las estadísticas suministradas por SAJ incluyen análisis descriptivos y diagnósticos, indicadores de litigiosidad, tasa de evacuación y congestión, casos nuevos y casos finalizados, indicadores de ubicación, seguimiento de la productividad y más.
El sistema de control de documentos es una herramienta esencial para las instituciones Jurídicas modernas, en el marco de la transformación digital del ecosistema del Poder Judicial.
La incorporación de software de gestión procesal avanzada en este proceso, como SAJ de Softplan, contribuye a ahorrar recursos, acelerar el tiempo de respuesta y ofrecer mayor transparencia a los ciudadanos.
Ahora que conoce más sobre los beneficios de un sistema de control de documentos para instituciones Jurídicas, descubra qué otras funcionalidades ofrece la solución tecnológica SAJ para el sector Justicia.
