Cuando observamos las tecnologías que respaldan la digitalización de los procesos judiciales, podemos toparnos con varios términos. Pero quizás, el más relevante sea el software de automatización para Instituciones de Justicia.
Los sistemas de gestión de casos judiciales, programas informáticos internos, herramientas que automatizan el flujo laboral judicial; todos estos términos están incluidos en este concepto. El punto en común entre estas soluciones, es que todas introducen software para eliminar esfuerzos manuales para el procesamiento de casos.
En definitiva, el objetivo final es garantizar un acceso a la Justicia expedita, igualitaria y segura, lo que conlleva a que exista una sociedad justa, y para que el ciudadano de pie pueda confiar en la legitimidad del sistema jurídico de su país.
Las empresas proveedoras de los softwares de automatización son denominadas “LawTechs”, y están presentes, por ejemplo, en la Justicia Digital en la Jurisdicción Especial para la Paz —JEP— en Colombia, así como en los procesos judiciales de casi el 50% de las acciones en trámite de la Justicia ordinaria en Brasil.
Es en este punto donde encontramos a SAJ, una herramienta electrónica puntera que busca garantizar a los ciudadanos el acceso total a sus derechos por medio de la tecnología.
Justo por la gran importancia de este tema, hemos elaborado este contenido donde explicaremos la metodología con la que opera un software de automatización en el Poder Judicial y las principales ventajas de implementar esta innovación.
¡Lee hasta el final!
¿Cómo opera un software de automatización en el Poder Judicial?
Un elemento clave que mejora el desempeño de un sistema Judicial es la automatización de Tribunales, la cual es una tecnología que reduce o elimina las actividades humanas asociadas con el procesamiento de casos.
De hecho, abarca una variedad de funciones que incluyen presentación electrónica de documentos, centro de notificación en línea y verificación de dictámenes de Magistrados, entre otras.
Estas funciones, si bien son ejecutadas dentro de la Corte, son integradas con otras Instituciones como, por ejemplo, Ministerio Público e, incluso, con los abogados públicos, privados y/o ciudadanos interesados en la causa; de esta forma las intimaciones y notificaciones serán de pleno Derecho también vía electrónica.
Así, la automatización en el Poder Judicial, cuando es implementada efectivamente, llega a conducir a una reducción significativa en el costo de los procedimientos judiciales y prevenir problemas jurídicos para una nación, lo que puede representar un 0.5% al 3% de su PIB.
Ahora bien, ¿qué se logra con todo esto? En concreto, son los primeros pasos para efectivizar los procesos digitales gracias a la adopción de la tecnología en el servicio público, lo que acerca y garantiza sus derechos cada vez más a los ciudadanos, promoviendo la rapidez y transparencia para la sociedad.
Así, la automatización en el Poder Judicial puede abarcar muchas capacidades distintas; la mayoría de las veces se centra en el flujo de trabajo: gestión de causas jurídicas, asignación de jueces, autoservicio en el Juzgado, etcétera.
Si bien es cierto que los beneficios de contar con un software de automatización son varios, tienen una cosa en común: reducen los esfuerzos manuales, lo que limita la probabilidad de errores humanos.
7 ventajas de implementar un software de automatización
Vamos a pasar a otro tema de importancia, y se trata de las ventajas de contar con un software de automatización, a continuación, le explicaremos las 7 más resaltantes:
1. Estandarización de flujos de trabajo automatizados
Entre las principales ventajas que brinda este tipo de programas está la estandarización de flujos de trabajo automatizados; esto se debe a que incluye recursos destinados a la administración de las actividades que serán ejecutadas, divididas o escalonadas por carpetas y prioridades con acceso restrictivo o colectivo.
Gracias al uso de esta tecnología, el proceso obtiene un aspecto completamente automatizado, lo que brinda una pronta ejecución de las tareas; permite configurar los flujos laborales destinados particularmente al trámite y control de documentos.
2. Distribución automática
Con software de automatización como el del SAJ, tendremos el reparto automático de procesos de forma equitativa y transparente entre las unidades jurídicas en la misma jurisdicción y competencia.
Acá podremos automatizar las etapas de reparto y reducción de pasos manuales con seguridad y trazabilidad garantizados. Hay claras diferencias de rapidez y efectividad entre lo tradicional y lo nuevo, donde:
- Proceso digital tarda 2 minutos entre validación de datos y reparto;
- El proceso físico tarda 21 minutos desde la radicación inicial, registro de la demanda, armar carpeta en el expediente y traslado de la documentación al juzgado.
Al realizarse el trámite del proceso de reparto de manera digital y segura, la información procesal es almacenada con el mecanismo criptográfico que garantiza su ciberseguridad.
En este sentido, la integridad de los datos, así como la validación de los documentos electrónicos del sistema, estarán asegurados mediante tecnologías de certificación, utilizando firma y radicación digital.
Las innovaciones ofrecidas por el software de SAJ para la Justicia, ofrecen lo más seguro y moderno en término de respaldo y seguridad de datos, pues están desarrollados en cuatro niveles de acceso para definir cuáles son las personas autorizadas para ingresar a los datos de las causas.
Asimismo, el proceso digital es una técnica invulnerable a los daños por intentos de manipulación o exclusión de las piezas procesales; la información electrónica es almacenada en los servidores basados en la nube y están disponibles las 24 horas del día para la consulta de las partes interesadas e Instituciones.
3. Consultas y gestión electrónica de documentos
La Gestión Electrónica de Documentos —GED— ofrece grandes recursos para la administración digital de información que permiten su almacenamiento, consulta y recuperación en cualquier momento de manera ágil.
4. Panel de tareas y control de plazos
La gestión de tareas se podrá realizar por un panel que muestra las actividades pendientes de manera sencilla e intuitiva con una interfaz amigable para cualquier usuario.
Facilita los registros y seguimientos de los procesos digitales, sumado a la mejora de la productividad de la institución al integrar los trabajos internos.
5. Gestión de notificaciones y audiencias
Si una notificación no es emitida correctamente, todo el trámite procesal de la causa está en juego, lo que alargaría por un tiempo indefinido.
Es por esta razón que un sistema de automatización permite que la notificación e intimaciones sean efectuadas de forma automática y a través de diversos canales de difusión; lo que garantiza el principio de celeridad y seguridad procesal a los involucrados en el proceso Judicial.
6. Archivo digital con editor de documentos dentro del sistema
Los archivos y expedientes digitales son una realidad en el Poder Judicial debido a la funcionalidad y beneficios que brindan en todo el litigio.
Esto se debe a que cuentan con una línea del tiempo con todos los documentos e historial de actuaciones que conforman un foliado electrónico del proceso.
Permite el uso de marcadores, apuntes, trabajo compartido, buscador dentro del documento y la incorporación de PDF u otros formatos al expediente, siempre bajo la prestación de consentimiento con firma digital.
En paralelo, tenemos la opción del editor de documentos, lo que autoriza la elaboración de informes en línea, por medio de una herramienta nativa con la capacidad de gestionar plantillas, preparar documentos y dispone de recursos para producción textual.
7. Paneles de estadísticas
Procuradurías, abogados privados, Fiscalías, Tribunales y departamentos jurídicos generan un enorme volúmen de datos que, cuando son analizados efectivamente y enfocándose en la información más relevante, ahorran tiempo y promueven acciones más asertivas y aumento de la productividad.
A partir del Big Data o Metadatos generados con el uso del software de automatización, el módulo de estadísticas es la herramienta que apoya la toma de buenas decisiones en diferentes niveles de la Institución.
Esto se logra gracias a que los dictámenes estarán siempre respaldados con métricas e indicadores estadísticos, lo que permite una visualización integrada de las actividades de la organización en forma de gráficos y datos resumidos.
Además de los análisis descriptivos y diagnósticos, la solución tiene la capacidad de proveer análisis predictivos y prescriptivos de alto nivel de sofisticación matemática y computacional; esto nos lleva a un escenario confiable.
Entre las métricas más resaltantes que encontraremos en un software de automatización, están:
- Indicadores de litigiosidad;
- Seguimiento de la tasa de evacuación o congestión;
- Control del número de casos nuevos y finalizados, y su ubicación;
- Seguimiento de la productividad;
- Números relacionados a los datos del proceso: audiencias, citaciones, informes, autos, entre otros.
Igualmente podremos visualizar índices de productividad, análisis por historial de la institución y predicción de desempeño personalizada a solicitud del usuario.
Conclusión
La tecnología dejó de ser un lujo para el Poder Judicial, para convertirse en una necesidad.
Esto se debe a que su implementación permite no solo los beneficios en términos de productividad, ahorro de costes y tiempo, también busca aliviar los flujos de trabajo y migrar los trabajos en físico para que puedan realizarse de manera remota.
Siguiendo esta misma línea, llegamos a otro punto clave: ¿Cómo la modernización del Poder Judicial puede mejorar el acceso a los ciudadanos? Conecta con el contenido y descubre por qué lo digital llegó para quedarse.
