- +R$ 16 millones en ahorro en papel para la gestión pública;
- +200 mil trámites por año a través de 1Doc;
- 48 horas de tiempo promedio para la apertura de empresas.
Ubicada a 130 km de la capital paulista, Americana es un municipio del interior del estado de São Paulo con cerca de 240 mil habitantes y una fuerte presencia industrial y textil. Su historia está marcada por la inmigración norteamericana, italiana y alemana, así como por su vocación emprendedora.
En los últimos años, esta vocación también se reflejó en la gestión pública, que invirtió en la modernización y digitalización de los servicios con 1Doc.
Con la adopción de la plataforma, Americana reorganizó sus flujos internos, amplió la atención al ciudadano, redujo costos operativos y eliminó el uso excesivo de papel, lo que resultó en un ahorro superior a R$ 16 millones para el municipio.
Superando los límites del espacio físico
Antes de la implementación de 1Doc, la gestión documental en Americana era predominantemente física. El Ayuntamiento acumulaba expedientes sobre mesas, sillas e incluso en el suelo, en espacios que no ofrecían condiciones adecuadas de almacenamiento.
El volumen era tan grande que fue necesario trasladarse a otro edificio para albergar toda la documentación, una transición considerada laboriosa y desafiante.
La digitalización surgió como respuesta a la falta de espacio y a la necesidad de hacer los procesos más ágiles y accesibles. La iniciativa fue liderada por el proyecto Americana Inteligente, con la participación directa de las áreas de tecnología y servicios generales del Ayuntamiento.
En cuanto al día a día de la atención en el la municipalidad, era así:
Conciencia digital y cambio cultural
La transformación digital comenzó con un cambio de mentalidad dentro de la propia gestión. Fue necesario convencer al equipo de la importancia de abandonar el modelo analógico. Una de las referencias utilizadas en este proceso fue la frase de Erasmo de Róterdam:
“No convencerás si tú mismo no estás convencido”.
La disposición para innovar dio como resultado un entorno de trabajo más limpio y funcional, con impactos directos también para la población. La Municipalidad implementó un centro de atención digital disponible las 24 horas y pasó a ofrecer 768 servicios en línea al ciudadano.
“La transformación digital hace posibles muchas cosas. El beneficio para el ciudadano era extremadamente importante para nosotros. Y contar con un entorno de trabajo más limpio era uno de los objetivos”.
— Eduardo Spilla, Director de la Unidad de Servicios Generales
La digitalización también ayudó a aliviar la presión sobre la atención presencial. Antes de la implementación de 1Doc, más de 500 personas circulaban diariamente por la Municipalidad. La oferta de servicios digitales permitió que gran parte de estas demandas se resolvieran de forma remota.
De 80 mil a 200 mil trámites por año
El impacto de la digitalización fue medible. Antes del cambio, la Municipalidad generaba alrededor de 80 mil procesos por año, de los cuales 60 mil eran de origen externo. Con 1Doc, el número de trámites anuales aumentó a 200 mil, siendo 150 mil de ciudadanos y 50 mil internos.
Según la Municipalidad, uno de los diferenciales de 1Doc es su capacidad de adaptación a las necesidades de cada municipio:
“1Doc no es una plataforma rígida; es muy adaptable a cada municipio, lo cual es un punto muy positivo”.
— Vilson Moreno, Analista de Sistemas y Gestor del Proyecto Americana Inteligente
Fin de los archivos físicos: descarte de 8 toneladas de papel
La digitalización permitió a la Municipalidad cerrar un ciclo de acumulación física que se había extendido por décadas. Americana contaba con más de 30 mil cajas archivadas, que reunían más de 1 millón de procesos y cerca de 75 millones de páginas almacenadas.
En 2025, la Secretaría de Administración realizó el primer gran descarte documental en la historia del municipio. El procedimiento, que siguió rigurosamente la Tabla de Temporalidad de Documentos (TTD) y la legislación archivística federal, eliminó cerca de 8 toneladas de papel del Archivo Municipal.
“Nuestro equipo realiza un trabajo continuo de digitalización y, por primera vez, tras aplicar la Tabla de Temporalidad, llevamos a cabo este gran descarte. Optimizamos el espacio de almacenamiento, organizamos el ciclo de vida de los documentos y facilitamos la localización de la información”.
— Eduardo Spilla, Director de la Unidad de Servicios Generales
Los documentos fueron desintegrados y reutilizados como materia prima por industrias recicladoras de la región. El secretario de Administración, Eduardo Flores, destacó los beneficios de la medida:
“La eliminación de archivos es esencial para la eficiencia de la gestión documental y la reducción de costos, además de permitir un acceso fácil y rápido. El proceso también promueve la sostenibilidad y la modernización de nuestro sistema”.
— Eduardo Flores, Secretario de Administración
R$ 16 millones en ahorro para las arcas públicas
Con la eliminación del papel, de la impresión y de los costos de alquiler de espacios para archivos — estimados en R$ 220 mil por año — Americana alcanzó un ahorro acumulado superior a R$ 16 millones.
La gestión también registró mejoras operativas, tales como:
- Mayor rapidez en la tramitación de documentos;
- Trazabilidad total de los procesos;
- Eliminación de espacios físicos destinados a archivos;
- Reducción de costos operativos;
- Mejora del ambiente de trabajo de los servidores públicos.
Una nueva forma de trabajar
Según los responsables del proyecto, la digitalización transformó la cultura interna de la Municipalidad. La resistencia inicial fue superada mediante planificación, comunicación y la experiencia práctica de los servidores con los beneficios del nuevo sistema.
“Hoy en día, no conozco a ningún servidor que prefiera cómo era el trabajo antes. Todos están muy habituados a la plataforma digital y pueden resolver sus procesos de forma mucho más ágil”.
“La recomendación de los profesionales involucrados es clara: comenzar lo antes posible. No hay motivo para seguir con procesos en papel. El proyecto se paga solo y los beneficios son enormes y llegan muy rápido. No es algo que se implemente y se espere uno o dos años para ver resultados; en uno o dos meses ya se nota una gran diferencia con 1Doc”.
— Vilson Moreno, Analista de Sistemas y Gestor del Proyecto Americana Inteligente
“Una de las preguntas que más recibimos es cuánto gasta la Municipalidad de Americana con 1Doc, y siempre explico que no gastamos: invertimos y obtenemos retorno, financieramente hablando. Siempre tuve mucho miedo de dejar el papel, por eso digo que primero hay que convencerse a uno mismo”.
— Eduardo Spilla, Director de la Unidad de Servicios Generales
Reconocimiento institucional
Los resultados de la digitalización le valieron al municipio diversos reconocimientos:
Aprobación de loteamientos:
- Sin 1Doc: demoraba 1 año
- Con 1Doc: hasta 6 meses
Apertura de empresas:
- Sin 1Doc: de 7 a 15 días
- Con 1Doc: 48 horas
Certificado negativo de deudas:
- Sin 1Doc: 4 días
- Con 1Doc: 6 horas
Reconocimiento merecido
- Ganadora nacional del Premio Band Ciudades Excelentes, en el pilar de Eficiencia Fiscal y Transparencia;
- Clasificada entre las 4 mejores ciudades de Brasil en Gestión de Documentos Digitales;
- Ranking Revista IstoÉ 2022: elegida la mejor ciudad del estado de São Paulo y la 7.ª mejor de Brasil;
- Moción de Aplausos otorgada por la Cámara Municipal de Americana;
- Entre los 20 municipios brasileños con el mejor IDHM;
- Top 20 de Brasil en el Ranking de Ciudades Inteligentes.
